Die häufigsten Fragen und Stolperfallen bei der Hochzeitsplanung
Auf den Tag ihrer Hochzeit fiebern alle Paare meist über Monate hin. Vor allem viele Bräute malen ihn sich gerne in den prächtigsten Farben und bis ins feinste Detail aus und haben eine sehr genaue Vorstellung. Viel Zeit und vor allem auch Geld wird investiert. Denn es soll einer der schönsten Tage in ihrem Leben werden.
Damit der große Tag tatsächlich so wundervoll wird, wie das Brautpaar in sich wünscht, ist gute Planung im Vorfeld nötig. Vor allem wenn man es besonders individuell möchte und daher mit vielen Einzelbausteinen plant, wie zum Beispiel selbst gebastelte Deko, verschiedene Dienstleister und Örtlichkeiten. Dann kann man sich schon mal schnell verzetteln und Zeit und Geld werden plötzlich eng. Deshalb macht es durchaus Sinn, sich von Profis Unterstützung zu holen. Dabei muss es nicht immer das große Rundum-Paket sein, viele Hochzeitsplaner bieten auch partielle Beratung an.
Wir haben für euch mit Kathrin Glaser von der Agentur „Sagt ja“ gesprochen. Gemeinsam mit ihrem Team berät sie Paare bereits seit 12 Jahren mit viel Leidenschaft und Herzblut und kennt die Stolpersteine ganz genau.
Wir haben gemeinsam mit ihr die häufigsten Fragen, die Brautpaare umtreiben, zusammengetragen und ihr außerdem die häufigsten Planungsfehler entlockt und Tipps, wie man sie vermeiden kann.
Was Brautpaare vom Profi wissen wollen…
Mit welchem Vorlauf sollten wir mit der Planung starten?
Am Besten so früh wie möglich, um die beste Auswahl an Locations, Fotografen, Rednern, Tortenkünstlern, Musikern und sonstigen Dienstleistern zu haben – perfekt ist 1,5 Jahre vorher, aber auch deutlich kurzfristiger hat man noch gute Chancen tolle Anbieter zu finden und mit ein bisschen Glück vielleicht sogar die Traum-Location.
Wie genau sieht Eure Arbeit aus, wo könntet Ihr uns als Hochzeitsplaner unterstützen?
Bei uns startet alles mit einem unverbindlichen Erstgespräch – das Brautpaar muss uns ja erst einmal kennenlernen und die Chemie sollte bei einer Zusammenarbeit unbedingt stimmen, werden wir ja viel Zeit und sehr intime Momente miteinander verbringen. Nach dem Gespräch starten wir die an die Vorstellungen des Paares angelehnte Recherche, machen Vorschläge für Locations und erstellen eine erste Skizze des Traumtag-Konzeptes für das Paar. Nach dem JA, SO MACHEN WIR`S, geht´s dann los mit der Planung und wir sind ständig im Austausch und Kontakt mit dem Brautpaar.
Dabei halten wir alle Planungsstränge in der Hand, das Budget im Auge und den roten Faden in der Gestaltung, damit alles nachher genau den Vorstellungen unserer Paare entspricht, bzw. idealerweise diese sogar übersteigt. Wir sind passionierte Glücklich-Macher und Wunsch-Erfüller.
Müssen wir alles aus den Händen geben oder können wir auch Teile selbst organisieren?
In der Regel buchen uns die meisten Brautpaare mit einer Komplettbetreuung ihrer Hochzeit, die nicht nur eine lückenlose Begleitung in der Planungszeit, sondern auch unsere Präsenz am Hochzeitstag beinhaltet.
Es ist aber selbstverständlich auch bei diesem Rundum-Sorglos-Paket überhaupt kein Problem einzelne Bereiche selbst zu übernehmen, wenn z.B. die Braut gerne die Papeterie selbst erstellen würde oder der Freund des Bruders ein Top-DJ ist.
Wir sind da sehr entspannt und flexibel, allerdings wird der Aufwand für uns damit nicht unbedingt geringer, da wir gerade bei diesen nicht professionell geplanten Parts doppelt nachhalten müssen, um sicher zu gehen, dass am Veranstaltungstag wirklich alles reibungslos läuft, denn das muss es.
Wie sinnvoll ist es Familie und Freunde einzuspannen?
Ein schwieriges Thema, oft sind diese ja extrem engagiert, aber am Hochzeitstag auch einfach sehr aufgeregt – das kann dann schnell in Stress ausarten und in erster Linie sind Familie & Freunde ja auch geladene Gäste und sollen sich am großen Tag so wenig wie möglich mit der Organisation beschäftigen, sondern den Tag genießen.
Vertraut hier wirklich lieber auf Profis und gebt alle heiklen, zeitaufwändigen Punkte ab.
Und dann der große Tag – wie läuft das mit Eurer Unterstützung?
Wenn möglich, starten wir bereits am Vortag mit dem Aufbau und der Dekoration. Falls die Location erst am Veranstaltungstag zugängig ist, rücken wir mit einem etwas größeren Team an und geben Gas.
Mit Start der Veranstaltung koordinieren wir sämtliche Dienstleister, die selbstverständlich bereits im Vorfeld einen detaillierten Ablauf- und Zeitplan von uns bekommen haben, sind Schnittstelle zwischen Gast und Service, betreuen den Ablauf, die Bei-träge und kümmern uns um alle anfallenden Fragen und Sonderwünsche. Wir verlassen die Feier nicht bevor die Party wirklich läuft und nichts mehr brennen kann, außerdem regeln wir den kompletten Ab- und Rückbau der Hochzeit.
Unsere Paare sollen wirklich nur mit den angenehmen Parts Ihrer Hochzeit zu tun haben und können wenn sie mögen direkt danach in die Flitterwochen durchstarten…
Macht eine Komplettbetreuung Sinn, was kostet sie und bietet Ihr auch nur Teilplanungen an?
Wer von einem gut organisierten, perfekt gestalteten Tag träumt, wird nach meiner Einschätzung nur schwer an einem professionellen Hochzeitsplaner vorbeikommen. Selbstverständlich kostet unsere Arbeit, aber die Zeit und Nerven, die unsere Paare sparen, sowie die Sicherheit, genau den Tag zu bekommen, den man sich wünscht, sind unsere Gage in jedem Fall mehr als wert.
Dazu kommen beste Kontakte zu den wirklich guten Dienstleistern der Branche, das rechnet sich schnell. In erster Linie kalkulieren wir unsere Leistung nach dem Aufwand, aber auch ein bisschen nach dem Budget der Paare – wovon wir zwischen 10-15 % als Basis berechnen. Bei kleinen, aber detailreichen und damit für uns sehr aufwändigen Hochzeiten, macht diese Rechnung aber keinen Sinn, weshalb wir für jeden Kunden inzwischen ein gänzlich individuelles Angebot erstellen.
Diese starten bei einer Komplettbetreuung ab ca. 2.000 Euro.
Natürlich kann man uns auch in Teilbereichen, z.B. als Dekoservice oder Künstlervermittlung buchen und auch “nur” bei der Suche nach der passenden Location können wir einfach und unkompliziert unterstützen.
Wir sehen uns als echte Aus-der-Not-Helfer, deshalb kann man uns inzwischen auch beratend auf Stundenbasis buchen… das ist von vielen Paaren schon mit Begeisterung genutzt worden – gerade auch kurz vor einer selbst geplanten Hochzeit kann das Brautpaar so sicher gehen, dass an alles gedacht wird und der Zeitplan realistisch ist.
Die häufigsten Planungsfehler und wie man diese vermeiden kann
Fehleinschätzung des Aufwands
Die meisten Paare denken, mit den Haken hinter der Liste der zu buchenden Dienstleister wäre der größte Part der Hochzeitsplanung abgeschlossen – so einfach ist es aber leider nicht…
Es kommen pro Planungspunkt unendlich viele Details, Entscheidungen und to dos auf die Paare zu, mal ganz abgesehen von der Pflege der Gästeliste und der Ausarbeitung der Tischordnung, bei der selbst ein Hochzeitsplaner nur bedingt unterstützen kann.
Und je näher der große Tag rückt, desto kleinteiliger und vielseitiger werden die einzelnen Parts und schnell ist man mit den Nerven, der Zeit nach Feierabend und der Kraft am Limit, gerade wenn man einen gewissen Anspruch an seine Hochzeit hat.
Wer sich eine individuell auf ihn zugeschnittene Feier mit wirklich erfahrenen Dienstleistern und vielen Besonderheiten wünscht, sollte auf jeden Fall auf professionelle Unterstützung zurückgreifen und auf Profis vertrauen!
Verlust der Kostenkontrolle
Auch wenn dies nicht der schönste Part einer Hochzeitsplanung ist, eine böse Excel-Tabelle, die streng, vollständig und ehrlich alle Planungspunkte (ja liebe Damen, auch die Kosten für das Kleid) ab Start der Planung erfasst, ist in meinen Augen unabdingbar.
Diese Tabelle sollte nicht nur ALLE relevanten Parts der Hochzeit, sondern auch etliche Puffer beinhalten, denn im Verlauf der Planung kann es sein, dass hier und dort doch noch Wünsche auftauchen, die sich das Paar unbedingt erfüllen möchte.
Der wesentliche Kostentreiber einer Hochzeit ist ganz klar die Gästeanzahl, allerdings spielen auch die Länge der Feier am Hochzeitstag und ob diese sich über einen oder mehrere Tage ziehen und die Gäste versorgt werden sollen, eine wesentliche Rolle. Auch hier sollte man ganz klar überlegen, wo die Prioritäten liegen und sich darauf konzentrieren.
Fixierung auf Plan A und Ausblenden des Plan B
Immer wieder hören wir, das Brautpaare nur den Schön-Wetter-Plan A ausarbeiten und während der Planungszeit den Gedanken an Regen (und damit Plan B) gar nicht zulassen, geschweige denn ausarbei-ten. Aber gerade Plan B muss so gut sein wie Plan A, damit es am großen Tag keine langen Gesichter gibt und trotzdem alles wunderbar laufen kann…denn eine tolle Hochzeit ist NICHT wetterabhängig!
Plan B sollte natürlich direkt schon mit Start der Planung verfolgt und die Locationsuche auf die entsprechende Bedürfnisse, z.B. eine Überdachung oder ein zweiter Raum für die freie Trauung oder den Empfang, angepasst werden. Ebenso sollten Schlecht-Wetter-Optionen wie Zelte oder regenabweisende XL- Schirme, rechtzeitig angefragt werden, da gerade schöne Miet-Objekte auch bereits früh ausgebucht sind.
Sparen am Fotografen
Die Momente des großen Tages sind so oder so sicher in Ihrer Erinnerung, die Chance auf schöne Fotos jedoch unwiederbringlich.
Deshalb sollte man unbedingt einen Profi engagieren, der sowohl in Qualität, als auch in Zuverlässigkeit und mit viel Erfahrung jeden bedeutenden Moment einfängt.
Lasst Euch deshalb unbedingt ganze Fotostrecken zeigen und entscheidet, ob euch die Bildsprache des Fotografens gefällt und Euch alle Bilder überzeugen.
Diese Entscheidung sollte also in jedem Fall keine reine Ent-scheidung nach dem Preis sein, sondern eine Investition in Bilder, die Ihr euch immer und immer wieder gerne anschaut.
Vor lauter Stress vergessen, worum es eigentlich geht
Eure Hochzeit ist Euer Fest! Es ist keine Performance, sondern eine Party. Ein Liebes-Fest, das Ihr feiert, weil Ihr eine gute Entscheidung für Euer Leben getroffen habt und diese mit Euren Liebsten teilen wollt. Die Einzigen, die darüber entscheiden sollten, wie das Ganze stattfindet, seid Ihr!
Also lasst Euch nicht reinquatschen, nicht irritieren, nicht ärgern und schon gar nicht von Eurem wundervollen Vorhaben abbringen.
Fotos: Stefanie Schön / ausdruckstarkundschoen.de
