Der Tag erscheint viel zu kurz und Überstunden sind dein zweiter Vorname? Deine Freizeit bleibt viel zu oft auf der Strecke, weil die To-do-Liste ruft? Oder hast du gar keine To-do-Liste und suchst nach anderen Möglichkeiten, deine Zeit zu strukturieren?
Wir haben die beliebtesten Zeitmanagement-Methoden zusammengestellt und geben dir hier einen umfassenden Überblick, wie du deine Zeit effektiver nutzen kannst. Die Auswahl ist groß. Es ist praktisch unmöglich, dass du nichts findest, was zu dir passt. Zeitmanagement-Methoden helfen dir, mehr zu erledigen, ohne dich dabei auszubrennen. Sie ermöglichen, Aufgaben schneller abzuhaken und dir Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben zu haben.
Damit du dich im Methoden-Dschungel schneller orientieren kannst, haben wir unsere Auswahl in Gruppen aufgeteilt. Diese Aufteilung dient dem schnelleren Zurechtfinden und ist nicht als absolut anzusehen. Viele der Methoden wären auch in mehrere Gruppen einzuordnen. Wir haben uns bei unserer Aufteilung auf das am meisten herausstechende Merkmal konzentriert.
Aufteilung der Zeitmanagement-Methoden
Methoden zur Priorisierung: Diese Methoden trainieren bei Anfängern vor allem die Priorisierungsfähigkeit. Dinge nach ihrer Wichtigkeit einordnen zu können, ist keine so leichte Angelegenheit, wie es klingt. Je besser diese Fähigkeit entwickelt ist, desto schneller wird dein gesamter Planungsablauf werden. Verliere nur nicht den Mut, wenn du beispielsweise das erste Mal eine gute Einteilung nach der Eisenhower-Methode gemacht hast und dich bei der Umsetzung dann doch verzettelt hast. Das ist völlig normal für den Anfang und ein wichtiger Lernschritt.
Methoden für schnelle Motivation: Diese Methoden könne wahre Prokratinationsbrecher sein. Wenn du Schwierigkeiten mit dem Starten hast oder vor einer besonders überwältigenden Aufgabe stehst und keinen Anfang findest, wirst du hier mit Sicherheit etwas finden, dass dir weiterhilft.
Methoden zum Durchhalten: Bei allem guten Willen: wir wissen alle, wie schwer es manchmal sein kann, durchzuhalten. Diese Methoden helfen dir an einer Sache dranzubleiben, indem sie dir helfen eine gesunde Balance aus Arbeit- und Pausenzeiten zu finden. Die Seinfeld-Methode kannst du beispielsweise mit den anderen gut kombinieren.
Profi-Methoden: Natürlich werden alle hier vorgestellten Methoden in der Praxis von Profis genutzt. Die Kanban-Methode und die GTD-Methode haben wir deshalb in diese Kategorie gepackt, weil sie die besten Ergebnisse bringen, wenn du schon etwas Erfahrung mit anderen Zeitmanagement-Methoden hast. Sie sind in der ersten Umsetzung sehr planungsintensiv und beinhalten viele Einzelschritte. Es ist also eine Planung für die Planung notwendig. Wir sagen nicht, dass dies ohne jede Vorerfahrung zu schaffen ist, würden aber nicht generell empfehlen, damit zu starten.
Methoden zur Zeitplanung: Hier findest du Methoden, die sich auf die ganz konkrete Zeitplanung beziehen. Sie eignen sich zum einen als Startpunkt, wenn dir noch jede Erfahrung fehlt, sind aber auch für versierte Planer bestens geeignet. Wenn du beispielsweise eine Priorisierung deiner Aufgaben gemacht hast und nun die Zeit dafür in deinen Kalender einträgst, hast du die ganze Sache visuell vor dir. Da unser Zeitgefühl je nach Wetterlage, Laune und Kaffeequalität schwanken kann, gibt das Sicherheit und hilft, deinem Unterbewusstsein eine gute Intuition für Zeitplanung zu entwickeln.
Diese Methoden lassen sich besonders gut mit den Priorisierungsmethoden kombinieren und sind für jeden – Anfänger, wie Profis – empfehlenswert.
Methoden zur Priorisierung
1. Das Pareto-Prinzip: 80/20 – Mehr erreichen mit weniger Aufwand
Vom Pareto-Prinzip hat inzwischen jeder zumindest „irgendwie“ mal gehört. Es besagt, dass du mit 20 Prozent deiner Anstrengungen 80 Prozent deiner Ergebnisse erzielen kannst. Die restlichen 80 Prozent der Anstrengungen bringen lediglich 20 Prozent der Ergebnisse. Klingt verwirrend? Ist es nicht! Die Botschaft: Priorisiere und verschwende keine Zeit mit Perfektionismus.
Überlege dir, welche 20 Prozent deiner Aufgaben 80 Prozent deiner Ergebnisse bringen? Konzentriere dich voll und ganz darauf und lass den Rest los.
2. Das Eisenhower-Prinzip: Prioritäten setzen wie ein Profi
Diese Methode ist so klug, wie der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower. Nach seinem Prinzip musst du deine Aufgaben in vier Quadranten sortieren.
Quadrant 1: Wichtig und dringend – Hier sind die echten Notfälle zu Hause, wie eine plötzlich kaputte Wasserleitung. Sofort handeln!
Quadrant 2: Wichtig, aber nicht dringend – Das sind langfristige Projekte und deine persönliche Entwicklung. Kümmere dich rechtzeitig darum.
Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig – E-Mails, Anrufe und andere Ablenkungen. Versuche, sie zu minimieren.
Quadrant 4: Weder wichtig noch dringend – Das sind Aufgaben, die du getrost ignorieren oder delegieren kannst.
Das Eisenhower-Prinzip zwingt dich, deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren und hilft dir, den Fokus auf das Wesentliche zu legen.
3. Die ALPEN-Methode: Dein Ticket zu mehr Produktivität
Auch die ALPEN-Methode ist besonders dazu gedacht, den Arbeitstag souverän zu meistern. Das Akronym steht für folgende Schritte:
Aufgaben notieren: Schreibe alles auf, was du erledigen musst.
Länge schätzen: Wie viel Zeit brauchst du wirklich für jede Aufgabe?
Pufferzeiten einplanen: Reserviere 40 Prozent deiner Zeit für unvorhergesehene Ereignisse.
Entscheidungen treffen: Priorisiere deine Aufgaben und passe deinen Zeitplan entsprechend an.
Nachkontrollieren: Durch die Nachkontrolle am Ende des Tages bewertest du, wie gut deine Einschätzung war.
Die ALPEN-Methode ist nicht nur hilfreich für die Arbeit, sondern auch für dein persönliches Leben. Sie ermöglicht es dir, deine Zeit besser zu organisieren und weniger gestresst zu sein.
4. Die SMART-Methode: klare und umsetzbare Zielsetzung
Das Akronym SMART steht für spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Wenn du Ziele setzt, sollten sie diesen Kriterien entsprechen. Diese Methode hilft dir, klare und gut durchdachte Ziele zu formulieren, die sich leichter verfolgen und erreichen lassen.
5. Die 10-10-10-Methode: langfristig gute Entscheidungen treffen
Wenn du eine Entscheidung treffen musst, frage dich: Wie wird sich diese Entscheidung in 10 Minuten, 10 Monaten und 10 Jahren auf dein Leben auswirken? Diese Perspektive hilft dir, langfristige Ziele und kurzfristige Bedürfnisse besser unterscheiden zu können.
6. Die Ivy-Lee-Methode: altbewährte Fokus-Methode
Diese Methode wurde Anfang des 20. Jahrhunderts von Ivy Lee, einem Kommunikationsberater, speziell für Charles M. Schwab, einem bekannten Industriellen, entwickelt. Schwab war so überzeugt von der Methode, dass er Lee fürstlich dafür entlohnt hat.
Sie besteht darin, am Ende jedes Tages eine Liste mit den sechs Hauptaufgaben für den nächsten Tag zu erstellen. Du konzentrierst dich dann ausschließlich auf diese Aufgaben, bis sie erledigt sind. Diese Methode betont die Priorisierung und Konzentration auf das Wesentliche.
7. Die ABC-Methode: wichtig, wichtiger, am wichtigsten
Auch bei der ABC-Methode geht es darum, Aufgaben nach Wichtigkeit priorisieren:
A-Aufgaben: Sie sind nicht delegierbar und erfordern volle Konzentration. Gönne ihnen etwa 60 Prozent deiner Arbeitszeit.
B-Aufgaben: Sie sind durchschnittlich wichtig und delegierbar. Widme ihnen rund 25 Prozent deiner Zeit.
C-Aufgaben: Diese sind am wenigsten wichtig, delegierbar oder sogar ganz auslagerbar. Idealerweise beanspruchen Sie höchstens 15 Prozent deiner Zeit.
Die Konzentration auf A-Aufgaben wird deine Produktivität in ungeahnte Höhen katapultieren.
Prokrastinationsbrecher für schnelle Motivation
8. Die Eat-The-Frog-Methode: die unangenehmen Aufgaben zuerst
Mark Twain soll gesagt haben: „Wenn du morgens als Erstes einen lebenden Frosch isst, kann dir den Rest des Tages nichts Schlimmeres passieren.“ Daraus leitet sich diese Methode ab: Erledige zuerst die unangenehmsten oder schwierigsten Aufgaben. So startest du den Tag gleich mit einem Erfolg. Das steigert dein Selbstvertrauen und motiviert dich, auch den Rest deiner Aufgaben zu bewältigen.
9. Die 2-Minuten-Regel: Bye-bye, Prokrastination!
Die 2-Minuten-Regel besagt, dass du Aufgaben, die weniger als 2 Minuten dauern, sofort erledigen sollst. So vermeidest du, dass kleine Aufgaben sich zu großen Bergen auftürmen.
Das können kleine Dinge wie das Beantworten einer kurzen Nachricht oder das Abheften eines Dokuments sein. Diese Methode hilft, lästigen Ballast von deiner To-do-Liste zu entfernen und sorgt dafür, dass nichts übersehen wird.
Außerdem entsteht ein Momentum, welches meist dafür sorgt, dass du dranbleibst und deutlich mehr erledigst als nur die eine, kleine 2-Minuten-Sache.
10. Die 1-3-5-Regel: mehr schaffen mit schlauer Priorisierung
Manchmal kann eine lange Liste von Aufgaben überwältigend wirken. Hier kommt die 1-3-5-Regel ins Spiel. Jeden Tag wählst du eine große Aufgabe (1), drei mittelgroße Aufgaben (3) und fünf kleine Aufgaben (5) aus, die du erledigen möchtest. Das gibt dir eine klare Struktur und sorgt dafür, dass du dich auf das Wesentliche konzentrierst, ohne dich zu überfordern.
11. Die Salami-Taktik: scheibchenweise ans Ziel
Du stehst vor einem großen Projekt und bist einfach überwältigt? Wo sollst du überhaupt anfangen? Die Salami-Taktik hilft dir jedes Mammut-Projekt in kleine, machbare Schritte einzuteilen. Du schneidest das Projekt in Teilziel-Salami-Scheibchen und arbeitest sie Schritt für Schritt ab. Das nimmt den Schrecken vor der großen Aufgabe, ordnet die Gedanken und du behältst auch im Laufe des Projektes weiterhin den Überblick. Das erinnert an die Kanban-Technik, ist jedoch wesentlich unkomplizierter und dient der schnelleren Motivation.
12. Die Clarity-Liste – mit Konzentration aufs Gute am Ball bleiben
Die Clarity-Liste ist eine Art erweiterte To-do-Liste. Du schreibst nicht nur die Aufgaben auf, die du erledigen möchtest, sondern auch den Grund, warum sie wichtig sind und wie du dich dabei fühlst. Diese Methode hilft dir, deine Motivation hochzuhalten und dich auf die positiven Ergebnisse zu konzentrieren.
Die besten Durchhalte-Methoden
13. Die Pomodoro-Technik: hart arbeiten, hart ausruhen
Brauchst du einen Konzentrationsschub? Die Pomodoro-Technik könnte die Lösung sein. Arbeite 25 Minuten konzentriert an einer Aufgabe und gönne dir dann eine 5-minütige Pause. Nach vier Zeiteinheiten gibt’s eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Diese Methode hilft dir, den Fokus zu behalten, Burnout zu vermeiden und – Überraschung: produktiver zu sein.
14. Die Seinfeld-Methode: unterbrich die Kette nicht!
Jerry Seinfeld ist nicht nur ein brillanter Comedian, sondern hat auch eine geniale Methode zur Gewohnheitsbildung entwickelt. Jeden Tag erledigst du eine bestimmte Aufgabe und markierst sie auf einem sichtbaren Kalender. Die Idee: Baue eine Erfolgskette auf und lass dich von ihr motivieren.
15. Die 60-60-30-Methode: den ganzen Tag produktiv bleiben
Diese Methode hilft dir, Fokus und Pausen in deinen Arbeitstag einzubauen. Du arbeitest 60 Minuten konzentriert an einer Aufgabe, dann machst du 60 Minuten Pause und anschließend nochmal 30 Minuten konzentrierte Arbeit. Dieser Rhythmus sorgt dafür, dass du produktiv bleibst, ohne dich zu überlasten.
Die Profi-Management-Methoden
16. Die Kanban-Methode: Organisieren wie ein Profi
Kanban stammt ursprünglich aus der japanischen Automobilbranche. Doch die Methode hat längst ihre Reise um die Welt angetreten und gehört zu einer der beliebtesten Zeitmanagement-Methoden überhaupt.
Mit ihr werden Aufgaben visuell organisiert. Dazu schaffst du mit Whiteboards, Post-its oder digitalen Tools du Spalten, um den Status deiner Aufgaben darzustellen. Mit jedem Fortschritt wird eine Aufgabenkarte zur nächsten Spalte bewegt. Der kreativen Gestaltung und Personalisierung sind bei dieser Methode fast keine Grenzen gesetzt. Sie ist effektiv, hilft den Überblick zu behalten und macht wirklich Spaß.
17. Die Getting-Things-Done (GTD)-Methode: Das umfassende Zeitmanagement-Tool
David Allens GTD ist wohl eine der berühmtesten aller Zeitmanagement-Methoden. Sie hilft dir, deinen Kopf freizuhalten, indem du alle Aufgaben und Gedanken in ein System auslagerst. Also eine Art Real-Life-Denkarium, dass ganz ohne Zauberei dein Leben aufräumt. Das ermöglicht es dir, Aufgaben effizienter anzugehen und stressfrei zu arbeiten.
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Die besten Methoden zur direkten Zeitplanung
18. Time-Blocking: puzzele dir den perfekten Zeitplan
Stell dir vor, dein Tag ist wie ein leeres Puzzle, und du kannst die Stücke nach Belieben platzieren. Genau das ist die Idee hinter der Time-Blocking-Methode. Du teilst deinen Tag in Blöcken ein und weist diesen Blöcken bestimmte Aufgaben oder Aktivitäten zu. Zum Beispiel könntest du dir einen Block von 9 bis 10 Uhr für E-Mails reservieren und einen weiteren von 14 bis 15 Uhr für wichtige Projekte. Diese Methode bringt dir die Strukturierung deines Tages durch die Visualisierung fast greifbar vor Augen. Sie eignet sich auch, um mögliche Zeitfresser zu entlarven.
19. Time-Boxing: pack deine Aufgaben in Zeitschachteln
Ähnlich wie beim Time-Blocking geht es beim Time-Boxing darum, Aufgaben in festgelegten Zeitblöcken zu erledigen. Der Unterschied besteht darin, dass du hier einen festen Zeitrahmen für jede Aufgabe festlegst. Zum Beispiel könntest du beschließen, dass du exakt 30 Minuten für das Beantworten von E-Mails aufwendest. Das zwingt dich, effizient zu arbeiten und nicht in endlosen Aufgaben zu versinken.
20. Zeitflussanalyse: Wohin fließt deine Zeit?
Die Zeitflussanalyse ist eine Methode, bei der du deine Zeit genau beobachtest, um herauszufinden, wie du sie am effizientesten nutzen kannst. So bekommst du heraus, wie viel Zeit du für verschiedene Aktivitäten aufwendest und kannst Bereiche identifizieren, in denen du Zeit verschwendest oder ineffizient arbeitest. Auf diese Weise kannst du gezielt an deinen Schwachstellen arbeiten und deine Produktivität steigern.
Fazit: Deine Zeit, deine Wahl
Es gibt eine große Vielfalt an Zeitmanagement-Methoden, die sich alle nach Herzenslust kombinieren und anpassen lassen. Hier gilt es, sich auszuprobieren und Geduld zu haben. Verliere nicht den Mut, wenn du nicht sofort perfekte Ergebnisse erzielst. Es ist noch kein Planungsmeister vom Himmel gefallen. Aber eines können wir dir ganz sicher garantieren: Zeitmanagement ist lernbar!
Teste einfach die Methode, die dir am meisten zusagt. Du wirst schnell herausfinden, was zu deinem Arbeitsstil, deiner Persönlichkeit und deinen Zielen passt. Nicht jede Methode eignet sich für jede Art von Ziel. Sei daher auch bereit, deine Methoden anzupassen oder auf eine andere Methode umzuschwenken. Es ist empfehlenswert, sich mit mindestens einer Handvoll Methoden zumindest einmal vertraut gemacht zu haben, um flexibel zu bleiben und sich schnell an neue Herausforderungen anpassen zu können. Vergiss dabei nie, dass Fehler Freunde und keine Feinde sind und du aus diesen viel mehr lernst, als wenn gleich alles perfekt gelaufen wäre.
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