Die meisten Menschen kennen das: Eigentlich hat man alle Hände voll zu tun, aber ständig klingelt das Telefon. Dringende E-Mails wollen beantwortet werden, der Kollege gegenüber will nur eine kurze Info und der Chef drängelt, weil seine Präsentation noch nicht fertig ist. Jeder will etwas, alle kommen gleichzeitig, alles ist wichtig und dringend sowieso. Die Aufgaben stapeln sich derweil und nehmen eher zu als ab.
Am Ende des Tages ist man völlig fertig und hat trotz unzähliger Überstunden das Gefühl, dass nichts geschafft ist. Spätestens wenn du dann den fünften Abend nacheinander in der Firma statt im Sportstudio oder mit guten Freunden beim Italiener verbracht hast, obwohl dir alles über den Kopf wächst und wichtige Abgabetermine nicht gehalten wurden, ist es an der Zeit etwas zu ändern.
Der Wille zur Veränderung kommt aus dir selbst
Es gibt ein Sprichwort, dass jede Reise mit dem ersten Schritt beginnt. Das soll verdeutlichen, dass der erste Schritt immer der schwerste ist. Danach wird es immer leichter und am Ende schwebst du einfach so dahin und alles regelt sich von selbst. Und genau da wollen wir hin.
Wenn du also zur Erkenntnis gelangt bist, dass du das Ziel trotz aller scheinbaren Probleme unbedingt erreichen willst, dann bist du schon mal einen Schritt weiter. Und wenn du dir dann auch noch im Klaren darüber bist, dass sich etwas dafür ändern muss, dann hast du schon den zweiten Schritt getan.
Jetzt dranbleiben
Der Anfang ist also gemacht. Der schwerste und der zweitschwerste Schritt liegen nun schon hinter dir. Jetzt heißt es Gas geben und dranbleiben. Ab jetzt wird es leichter und schon bald wirst du Erfolge sehen.
Im dritten Schritt schauen wir uns dein Problem mal genauer an. Wenn du nicht alle Aufgaben des Tages auch an diesem Tag schaffst, dann fehlt ganz offensichtlich die Zeit, um alle anfallenden Themen abzuarbeiten. Die Lösung kann also nur lauten, dass du priorisieren musst. Die Aufgaben erhalten eine Rangfolge, nach der sie abgearbeitet werden. Ganz hinten auf dieser Liste wird es somit Aufgaben geben, die früher oder später unerledigt im Papierkorb landen. Ein grauenvoller Gedanke für Perfektionisten. Aber weit weniger grauenvoll, als gar nichts erledigt zu bekommen. Deshalb: Auf zur Aufgaben-Priorisierung!
Jetzt erstmal einen Kaffee oder Tee
Jetzt haben wir schon mal eine Strategie und sehen Licht am Ende des Tunnels. Bevor wir nun zur Feinplanung kommen, nehmen wir uns erst einmal ein paar Minuten Zeit, um einen Kaffee oder Tee zu trinken.
Hieß es nicht eben, dass wir unbedingt dranbleiben sollen? Ja, stimmt. Aber nur, um das erste Zwischenziel zu erreichen. Jetzt hat unser Hirn ein paar Minuten Pause verdient. So kann es sich neu ordnen und organisieren. Keine Angst, im Hintergrund läuft dein Hirn von selbst weiter. Und wir wollten uns doch nicht mehr völlig fertig machen bei der Arbeit. Aber nur ein paar Minuten zum Innehalten. So, weiter geht es.
Mit dem Eisenhower-Prinzip priorisieren
Um die Aufgaben nun zu priorisieren, müssen wir sie in verschiedene Kategorien einteilen. Das machen wir der Einfachheit halber mit dem Eisenhower-Prinzip. Warum machen wir das nach der Methode, die nach Dwight D. Eisenhower, General im Zweiten Weltkrieg und späterer US-Präsident, benannt wurde? Weil es sich bewährt hat, simpel ist und funktioniert.
Eisenhower hatte keinen einfachen Job und musste sich überlegen, wie er diesen möglichst effizient erledigen kann.
Wichtig oder unwichtig? Dringend oder nicht dringend?
Zuerst ordnete er anfallenden Aufgaben jeweils zwei mögliche Kriterien zu, wichtig und dringend. Oder eben unwichtig und nicht dringend. Das ergab vier Kombinationsmöglichkeiten. Also erstellte er dafür vier Priorisierungs-Kategorien und nannte sie der Rangfolge nach A bis D.
Dann teilte er die Aufgaben gemäß ihren Kriterien den vier Priorisierungen A bis D zu. A stand dabei für wichtig und dringend, B für wichtig, aber nicht dringend, C für dringend, aber nicht wichtig und D für den Rest, also unwichtig und auch nicht dringend. Man könnte das auch in einer Matrix bildlich darstellen, indem man ein Diagramm mit zwei Achsen für wichtig und dringend aufmalt und die vier Sektoren A bis D einzeichnet.
Anschließend legte er für jede dieser Kategorien eine Handlungsoption fest:
Probleme der Kategorie A, also wichtige und dringende Aufgaben, erledigte er sofort und selbst.
Bekam er eine Aufgabe der Kategorie B, also wichtig, aber nicht so dringend, legte er sie sich auf Termin zur späteren Bearbeitung, nachdem Kategorie A abgearbeitet war.
Aufgaben der Kategorie C, also dringend, aber nicht von hoher Wichtigkeit delegierte er an seine Mitarbeiter. Damit verschwanden sie von seinem Schreibtisch und belasteten ihn nicht mehr, wurden aber sofort erledigt.
Unwichtige Aufgaben ohne jede Dringlichkeit der Kategorie D landeten direkt im Papierkorb.
Das klingt in der Theorie simpel, stellt sich in der Praxis aber häufig nicht ganz so einfach dar. Einzuschätzen, wie dringend oder wichtig zum Beispiel der schnelle Rückruf beim Kunden ist, hängt von verschiedenen Kriterien ab.
Die richtige Einordnung der Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip
Du kennst das. Alle Aufgaben und Wünsche sind angeblich immer wichtig und dringend. Du musst sie also selbst richtig einordnen.
Aufgaben der Kategorie A
Für A, also dringend und wichtig, stellst du dir zwei Fragen. Ist es so dringend, dass ich die Aufgabe auf keinen Fall später erledigen kann? Ist es so wichtig, dass ich mich selbst drum kümmern muss oder kann ich es delegieren?
Wenn also der Chef ruft, ist es immer Priorität A. Oder es gibt eine Deadline für ein wichtiges Projekt, die abläuft, wenn nicht sofort gehandelt wird. Dann ist es ebenfalls Kategorie A.
Solche A-Aufgaben erledigen wir möglichst, wenn wir noch frisch und konzentriert sind, also eher morgens.
Aufgaben der Kategorie B
Typische B-Aufgaben sind für das Unternehmen grundsätzlich wichtig, aber können langfristig erledigt werden. Meist handelt es sich um längerfristige Strategien oder Themen, wo aktuell noch nichts anbrennt.
Beispiele sind der Internetauftritt des Unternehmens oder der Start einer Produktentwicklung.
Da B-Aufgaben erfahrungsgemäß immer zu kurz kommen, schließlich mussten sie sich hinter A ganz hintenanstellen, solltest du dir vornehmen, jeden Tag mindestens eine B-Aufgabe zu erledigen. Sonst läufst du Gefahr, dass dein Unternehmen plötzlich ohne Strategie oder neues Produkt dasteht und vom Markt überrollt wird.
Aufgaben der Kategorie C
Für unwichtige, aber dringende Aufgaben hat der Chef schließlich gut bezahlte Mitarbeiter. An die kann er C-Aufgaben delegieren. Aber was, wenn du dich als Einzelkämpfer durchschlagen musst? Dann gibt es die Möglichkeit, Aufgaben an virtuelle Assistenten oder externe Firmen auszulagern. Dein kaputtes Auto wird schließlich auch von der Werkstatt repariert.
Aufgaben der Kategorie D
Wenn du dir die Frage stellst, was passieren würde, wenn du diese Aufgabe nicht erledigst und die Antwort „nichts“ lautet, dann handelt es sich um eine D-Aufgabe und somit ab damit in den Papierkorb!
Und jetzt pack deine Sachen und ab nach Hause. Schließlich hast du in letzter Zeit viel zu viel im Büro gesessen. Hin und wieder sollte man auch mal an sich selbst denken.
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Eisenhower-Prinzip – auch privat ganz nützlich
Das Eisenhower-Prinzip funktioniert natürlich nicht nur im Büro, sondern auch im privaten Bereich.
Da wir etwa die Hälfte unserer Zeit mit dringenden, aber gar nicht so wichtigen Dingen verbringen, also typischen C-Problemen, sollten wir viel mehr delegieren. Das gibt uns unsere Freiheit und unsere Zeit zurück.
Delegiere beispielsweise das Putzen an die Putzfirma. Spanne die ganze Familie bei der Kinderbetreuung ein und wenn du Freunde einlädst, lass dir das Essen liefern, statt zu kochen.
Und denke immer daran: Geld kann man vermehren, Zeit nicht.
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