Hinter der Bezeichnung ALPEN-Methode verbirgt sich nicht etwa die Verbesserung der Selbstdisziplin durch ausgiebiges Bergsteigen, sondern ein Akronym, das dir helfen soll, dich selbst besser zu organisieren.
Diese Methode des Zeitmanagements wurde übrigens entwickelt von dem promovierten Wirtschaftswissenschaftler und Zeitmanagement-Experten Lothar J. Seiwert, der auch als Autor verschiedener Ratgeber, insbesondere zu Zeitmanagement-Methoden, bekannt ist.
Was ist das Kernprinzip der ALPEN-Methode und wie kannst du dein Zeitmanagement optimieren?
Betrachten wir im Folgenden einmal, wofür das Akronym ALPEN steht.
Du wirst schnell sehen, dass die Aussagen hinter jedem einzelnen Buchstaben schon das gesamte Prinzip der Methode ausdrücken und selbsterklärend sind.
Aufgaben aufschreiben:
Du schreibst dir alles auf, was du am kommenden Tag zu erledigen hast. „Alles“ heißt wirklich „alles“. Das zwingt dich auch dazu, den kommenden Tag genau durchzuplanen. Stehen Konferenzen an? Dienstreisen? Oder Gespräche mit Kunden? Doch nicht nur zwischenmenschliche Handlungen sind zu notieren. Auf die Liste gehört zum Beispiel auch das routinemäßige Beantworten von E-Mails und sonstigen Schriftverkehr.
Hier geht es zunächst mal lediglich darum, alle anstehenden Aktivitäten auf einer Liste aufzuführen. Spiegelstrich, Aktivität. Spiegelstrich, Aktivität. Mit mehr Inhalten wird diese Liste anfangs nicht gefüllt. Was du dann hast, ist im Grunde nichts anderes als die althergebrachte To-do-Liste, ein schriftlicher Tagesplan. Soweit also noch nicht spannend. Aber es wird noch interessanter!
Länge einschätzen:
Anhand deiner To-dos und deiner Erfahrungen im (Arbeits-)Alltag wirst du wahrscheinlich schon gut einschätzen können, bei welchen Tätigkeit der Schwerpunkt des kommenden Tages liegen wird. Neben den aufgeführten Punkten auf der To-do-Liste notierst du jetzt den Zeitaufwand, den du für die jeweiligen Aktivitäten erwartest. So siehst du nicht nur, welche Aufgabenkomplexe am meisten Zeit in Anspruch nehmen, sondern kannst nun auch abschätzen, (was noch wichtiger ist,) ob das geplante Pensum überhaupt innerhalb des Arbeitstages abgearbeitet werden kann.
Du solltest darauf achten, die veranschlagten Zeitdauern realistisch und ungeschönt niederzuschreiben. Es bringt nichts, wenn du für langweilige oder ungeliebte Tätigkeiten bewusst oder unbewusst deutlich weniger Zeit veranschlagst, als realistisch wäre. Die Dauer bestimmter Aktivitäten ist jedoch auch davon abhängig, wie viel Zeit du überhaupt bereit bist, in sie zu investieren. Sind diese Tätigkeiten eher von untergeordneter Bedeutung, kann eine kürzere Dauer angesetzt werden.
Bei der späteren Umsetzung kommt es entscheidend darauf an, dass die eingeplanten Zeiten auch nach Möglichkeit eingehalten werden. Dies ist natürlich nicht immer möglich, doch wenn sich während einer Besprechung, die mit 30 Minuten angesetzt war, abzeichnet, dass diese länger dauern wird, dann empfiehlt es sich, auf ein zügiges Ende dieser Besprechung hinzuarbeiten.
Pufferzeiten einplanen:
Da wir alle in der Realität leben, wissen wir, dass sich strikte und vollkommen starre Zeitpläne nicht vollumfänglich einhalten lassen. Irgendwas kommt immer dazwischen und dies in der Regel zu den ungünstigsten Zeitpunkten. Die ALPEN-Methode begegnet den realen Bedingungen der Arbeitswelt damit, dass Pufferzeiten eingeplant werden. Das bedeutet, dass die veranschlagten Zeitabschnitte für die aufgelisteten Aktivitäten noch einmal einer Revision unterzogen werden.
Bei den eingeplanten Puffern ist die ALPEN-Methode wenig zimperlich: Sie fordert, dass nur 60 Prozent der Arbeitszeit tatsächlich verplant werden, die restlichen 40 Prozent dienen als Puffer. Jetzt wirst du vielleicht denken, dass mit diesem großzügigen Puffer viel zu viel Zeit verschwendet wird, die doch gut in die aufgelisteten Aktivitäten investiert werden könnte. Der Gedanke liegt zwar nahe, doch ein derart großer Zeitpuffer ist nötig, damit bei unerwarteten Ereignissen der ganze, mühsam aufgestellte Zeitplan nicht wie ein Kartenhaus in sich zusammenfällt.
Entscheidungen treffen:
Das ist das zentrale Element in dieser Methode zur Optimierung des Zeit-Managements. Und das Element, das am schwierigsten umzusetzen ist. To-do-Listen lassen sich leicht runterschreiben, Zeitangaben dahinterzusetzen bereitet meistens auch keine größeren Probleme. Aber hier geht es darum, Entscheidungen zu treffen. Und das Treffen von Entscheidungen ist oft mit Problemen, Zwiespalt und Dilemmas verbunden.
Bei diesem Schritt musst du nun entscheiden, welche Aufgaben dringend und unter allen Umständen von dir selbst erledigt werden müssen, welche Arbeitsschritte du an andere Mitarbeiter abgeben kannst, welche niedriger priorisiert und gegebenenfalls später erledigt werden und welche Aktivitäten und Aufgaben komplett gestrichen werden sollen.
Diese Notwendigkeit zum Setzen von Prioritäten ähnelt stark der Eisenhower-Methode mit ihrer Eisenhower-Matrix. Diese Matrix besteht aus zwei Spalten und zwei Zeilen. Die erste Spalte wird überschrieben mit „Dringend“, die zweite Spalte mit „Nicht dringend“. Die erste Zeile wird beschriftet mit „Wichtig“ und die zweite Zeile mit „Nicht wichtig“. Aus dieser Matrix kannst du eine Priorisierung der anstehenden Aufgaben ableiten: „Dringend“ und „Wichtig“ sind A-Aufgaben, die du sofort selbst erledigen solltest. „Nicht dringend“, aber „Wichtig“ sind B-Aufgaben, die nicht unmittelbar erledigt werden müssen, aber selbst erledigt werden sollten. Hier ist das Festlegen einer präzisen Deadline zur Erledigung sinnvoll. „Dringend“ und „Nicht wichtig“ sind C-Aufgaben, diese kannst du an deine Mitarbeiter delegieren. „Nicht dringend“ und „Nicht wichtig“ sind schließlich die D-Aufgaben, die sich durchaus dekorativ in der Ablage oder im Papierkorb machen können.
Diese Matrix sollte es dir deutlich erleichtern, die nötigen Prioritäten zu setzen. Außer der Eisenhower-Matrix kann auch das Pareto-Prinzip zur Anwendung kommen, dessen Kernaussage ist, dass sich 80 Prozent des geplanten Ergebnisses durch nur 20 Prozent des Gesamteinsatzes erreichen lassen.
Nachkontrollieren:
Am Ende des Arbeitstages ziehst du eine Bilanz. Du wirst anhand dieser Bilanz einige Rückschlüsse ziehen können:
- Hast du alle Punkte, die du auf deiner To-do-Liste notiert hattest, abarbeiten und zufriedenstellend erledigen können?
- Waren die angesetzten Zeitlängen für die Aktivitäten aus dem jeweiligen Punkt realistisch? Gab es Abweichungen? Und wenn ja, wie groß waren diese?
- Waren die eingeplanten Puffer ausreichend?
Um dir den Einstieg in die ALPEN-Methode zu erleichtern, haben wir hier eine Vorlage als PDF zum Herunterladen vorbereitet
ALPEN-Methode Vorlage PDF downloaden
Die Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode
Die Vorteile
Vor allem Menschen, die häufig eher planlos in den Arbeitstag starten, erfahren durch diese Methode häufig so etwas wie ihren persönlichen Erleuchtungsmoment. Das konkrete, übersichtliche Niederschreiben der anstehenden Aufgaben gibt einen simplen, aber effektiven Überblick über alle anstehenden Tätigkeiten und schafft somit einen strukturierten Rahmen, innerhalb dessen der Arbeitstag abläuft.
Die veranschlagten Zeitangaben dienen nicht nur der bloßen späteren Addition, die dich wissen lässt, ob der Tag überhaupt genug Stunden für all das hat, was du dir vorgenommen hast. Implizit sind diese festgeschriebenen Zeitdauern auch Deadlines und zeitliche Limits für bestimmte Tätigkeiten, die sehr häufig auch zu einem Anstieg der Produktivität und einem effizienteren Arbeiten führen.
Die großzügigen Pufferzeiten federn die meisten unvorhergesehenen Ereignisse zuverlässig ab. Der aufgestellte Plan mag hier und da ins Wanken kommen, überwiegend lässt er sich jedoch noch in zufriedenstellendem Maße umsetzen.
Diese konkrete Planung führt in der Konsequenz dazu, dass du häufig Erfolgserlebnisse haben wirst. Du hast die vorgesehenen Aufgaben innerhalb der dafür vorgesehenen Zeitspanne erledigt? Ja, spitze! Dieses Gefühl von Erfolg wirst du ein paar Mal haben und dies wird dein Selbstwertgefühl und deine eigene Überzeugung von deiner Kompetenz steigern. Die Förderung solcher Erfolgsmomente ist, hinsichtlich der Zeitmanagement-Methoden, vor allem durch die Pomodoro-Technik bekannt geworden.
Die Nachteile
Nichts ist perfekt, auch die ALPEN-Methode nicht.
Schwierig wird es schon mal dann, wenn Arbeitsschritte von der Mitwirkung der Kollegen abhängig sind. Man kann den besten Zeitplan ausarbeiten und er ist nutzlos, wenn die Kollegen nicht mitmachen und vielleicht die Arbeitszeit lieber mit sozialen Aktivitäten untereinander verbringen.
Zudem entfaltet die Methode ihren größten Nutzen, wenn man selbst der Chef oder zumindest in führender Position des Unternehmens ist, in dem man beschäftigt ist. Eine Eisenhower-Matrix mag eine tolle Sache sein, doch wenn du nicht die Befugnis hast, Aufgaben zu delegieren oder D-Aufgaben ganz weit hinten anzustellen, dann nützt die ganze Priorisierung auch nichts, insbesondere dann, wenn es zwischen dir und deinen Vorgesetzten unterschiedliche Meinungen zur Wichtigkeit und Dringlichkeit verschiedener Angelegenheiten gibt.
Weiterhin sind 40 Prozent Pufferzeit sehr großzügig kalkuliert. Manche Arbeitstage sind derart ausgefällt mit wichtigen Terminen, dass die Einrichtung eines Puffers schlicht zeitlich nicht möglich ist.
Je nach Typ kann der Zeitpuffer auch dazu führen, dass Aufgaben, die eigentlich schnell erledigt werden könnten, ausgedehnt werden, denn es ist ja noch Pufferzeit da. Dies kann zum Gegenteil dessen führen, was die ALPEN-Methode eigentlich beabsichtigt, nämlich zu einer Verringerung der Produktivität.
Fazit
Die ALPEN-Methode ist ein effektives Werkzeug zum Zeitmanagement. Die besten Ergebnisse lassen sich mit dieser Methode im Umfeld motivierter Kollegen erreichen. Auch kann es hilfreich sein, wenn die Hierarchien im Unternehmen eher flach sind und mit dem oder den Vorgesetzten gegebenenfalls über Priorisierungen von Aufgaben verhandelt werden kann. Ist ein entsprechendes Arbeitsumfeld gegeben, bietet die ALPEN-Methode eine gute Hilfestellung zur Optimierung der eigenen Arbeitsproduktivität.
Fotos: megaflopp, thingamajiggs / stock.adobe.com
Amazon: Affiliate-Link - mehr Infos / Letzte Aktualisierung am 20.04.2024 / Bilder der Amazon Product Advertising API
