Viele kennen das Problem: erst wenn es wirklich dringend wird, bringt man auch die nötige Motivation auf, eine Aufgabe zu bearbeiten. Darunter leidet dann oft nicht nur das Ergebnis der Arbeit, sondern vor allem auch das Nervenkostüm, das Privatleben sowie Gesundheit und Schönheit mangels ausreichendem Schlaf. Und was ist, wenn in der Zeit kurz vor knapp noch etwas Unvorhergesehenes dazwischen kommt?
Wenn du nicht als unausgeschlafenes und schlecht vorbereitetes Nervenbündel in Erklärungsnot geraten möchtest, weil du etwas nicht rechtzeitig erledigt hast, dann lies diesen Artikel!
Ob eine selbst gewählte Deadline oder ein wichtiger Abgabetermin in Studium oder Beruf: Mit diesen Tricks gelingt dir jede Aufgabe fristgerecht. Denn das Einhalten von Terminen hängt weniger von der Motivation und der Kreativität ab als von guter Planung und Organisation.
Und keine falsche Scheu vor vermeintlich zusätzlicher Arbeit am Zeit- und Projektmanagement: mit ein bisschen Routine geht das alles ganz leicht von der Hand. Im Endeffekt wirst du sogar deutlich mehr Aufgaben in kürzerer Zeit schaffen!
#1 Zerteile die Aufgabe in kleine Schritte und größere Meilensteine. Mache To-do-Listen für jeden Tag
Am Anfang ist es oft die schiere Größe einer Aufgabe, die zögern und hadern lässt. Doch durch Aufschieben wird die Arbeit nicht weniger. Also erst einmal einen Überblick verschaffen!
Welche großen Schritte liegen vor dir und wann kannst du behaupten, einen großen Teil hinter dir zu haben? Gliedere deine Arbeit von Anfang an in übersichtliche und machbar erscheinende Teilaufgaben. Setze dir klare und realistische Zieltermine für größere Meilensteine und halte diese zeitlich ein.
Anhand der größeren Teilschritte kannst du dir für jeden Arbeitstag kleinere Tasks ableiten, die deine To-do-Liste bilden. Auch wenn sich einzelne Aufgaben mal um wenige Tage verschieben, bleibt der größere Zeitplan meist intakt. Durch das Abhaken der geschafften To-dos kann man jeden Tag zum Feierabend das Gefühl genießen, etwas geschafft zu haben und in der Sache voran zu kommen.
#2 Beschränke von vornherein die Recherche, den Input und den Umfang
Was ist wirklich wichtig und wie viel Arbeit muss ich hineinstecken? Für das fristgerechte Gelingen einer Aufgabe ist es wichtig, sich darüber genauestens im Klaren zu sein. Halte gegebenenfalls Rücksprache mit Dozenten, Chefs oder Projektpartnern über den erwarteten Umfang der Arbeit.
Gerade auch bei spannenden Themen besteht ansonsten die Gefahr, die Arbeit ausufern zu lassen. Jeden Tag kommen über Recherchen, Kontakte und das Internet weitere Informationen und Aspekte hinzu, die man auch noch einbringen könnte. Eine anfangs eigentlich leichtfallende Arbeit wird so schnell zum Fass ohne Boden. Hier musst du Grenzen setzen.
Selektiere die Informationen strikt nach wichtigen und unwichtigen, bzw. auch nach solchen, die du unbedingt verwerten willst und solchen, die den festgelegten (zeitlichen) Rahmen sprengen würden, auch wenn es thematisch passen würde.
Das hat bei guter Vorbereitung weniger mit dem sprichwörtlichen und risikoreichen „Mut zur Lücke“ zu tun, als mit dem Ziel eines kompakten und klar strukturierten Ergebnisses. Niemand will eine an allen Enden ausfransende Zusammenstellung von allem, was es irgendwo zum Thema zu finden gibt.
#3 Belohne dich für das Geschaffte und mache dir das Aufschieben so schwer wie möglich
Die Hälfte geschafft? Jetzt darfst du dir was gönnen!
Wenn du die Punkte 1 und 2 beherzigt und in einem klar begrenzten Rahmen die ersten Meilensteine hinter dir hast, ist es Zeit, dich zurückzulehnen und dir etwas Gutes zu tun. Der Aufnahmestopp gilt nun nicht mehr nur für neuen Input, der nicht mehr berücksichtigt werden kann, sondern erst einmal für alle Anforderungen.
Wenn du dich ganz bewusst für geschaffte Arbeitsschritte belohnst und ausreichende Ruhepausen einlegst, macht die gesamte Aufgabe mehr Spaß. Mit einem lohnenswerten Ziel vor Augen gehst du die nächsten Schritte motivierter an.
Am effektivsten ist es, wenn du dir gezielt Belohnungen wie etwa Treffen mit Freundinnen, Theater, Kino oder die ein oder andere Party terminlich an einen Schritt in deinem Arbeitsplan knüpfst. Denn der Prokrastination wirst du wahrscheinlich nicht mehr verfallen, wenn du damit riskierst, eine Verabredung absagen zu müssen, die du als Belohnung an das Erreichen eines Meilensteines deiner Arbeit gebunden hast.
#4 Plane Pausen und Unvorhergesehenes mit ein
Die Belohnungen und wohl verdienten Ruhepausen müssen natürlich auch zeitlich eingeplant werden. Aber nicht nur für diese sollte im Gesamtzeitbudget ausreichend Luft sein. Es kann jederzeit vorkommen, dass kurzfristig noch andere Verpflichtungen dazu kommen oder eine Krankheit den Zeitplan durcheinanderbringt.
Deswegen wird bei einem professionellen Zeitmanagement oft bis zu 100% mehr Zeit für eine Aufgabe eingeplant, als unter optimalen Bedingungen eigentlich dafür nötig wären. Mindestens 50% sollte dein persönlicher Zeitpuffer betragen. Das heißt, für eine Aufgabe von zwei Wochen kannst du getrost zwischen drei und vier Wochen einplanen, um für wirklich alle Fälle vorbereitet zu sein.
Besser ist es immer, zu viel Zeit eingeplant zu haben als zu wenig, denn: Sollte tatsächlich gar nichts schief gehen und nichts dazwischenkommen, hast du umso mehr Zeit für dich selbst und eine große Belohnungspause zum freien Genießen!
#5 Scheiß auf Perfektion
Nicht erst am Ende, wenn es wirklich knapp wird, sondern besser von Anfang an solltest du dir klar machen, was für eine Art von Ergebnis wirklich realisierbaren Anforderungen entspricht. Das bedeutet einerseits, unrealistische Aufgabenstellungen gleich gar nicht erst anzunehmen, sondern zu korrigieren und gegebenenfalls mehr Zeit einzufordern, aber andererseits auch, den eigenen Anspruch an sich selbst auf ein realistisches Maß herunterzuschrauben.
Niemand erwartet von dir, das Rad neu zu erfinden und auch wenn du großartige Vorstellungen davon hast, was du mit unbegrenzten zeitlichen und anderen Ressourcen zu deinem runden Thema bewerkstelligen könntest, sollte dir bewusst sein, dass Pragmatismus immer direkter zum Ziel führt ist als das Streben nach Perfektion.
Also jetzt aber ran an die Arbeit! 😉
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