„Keine Zeit, keine Zeit“ Diesen Satz sagte schon das weiße Karnickel in Lewis Carolls Buch „Alice in Wonderland“. Jede Minute wird heute als wertvolles Gut betrachtet, und trotzdem besitzen einige Menschen scheinbar weniger davon als andere. Der Tag hat 24 Stunden, die es sinnvoll einzuteilen gilt, sonst endet man wie das niedliche weiße Flauschknäul aus dem Roman, welches sich ständig beeilen muss. Ein paar einfache Tricks helfen, sich den Arbeitsalltag besser einzuteilen, und jede Minute voll zu nutzen.
Trick 1: To Do Listen erstellen
Der Schreibtisch ist voll mit Notizzetteln, in drei Minuten beginnt das Meeting, und man kommt zu nichts? Das liegt oft daran, dass man gar nicht weiß, wo man mit der Arbeit anfangen soll. Schnell türmt sich ein riesiger Stapel an Aufgaben, von denen man nicht weiß, welche am längsten und arbeitsintensivsten sein wird. Sinnvoll sind hier sogenannte „To Do Listen“ (englisch für „Das musst du machen“ Liste), die einen gewissen ersten Überblick über das vermeintliche Chaos verschaffen. Es empfiehlt sich am Anfang ruhig ein übergroßes Blatt zu verwenden, sodass noch Notizen im Laufe des Tages eingetragen werden können.
Wer sieben Minuten am Morgen mit der Erstellung einer solchen Liste verbringt, spart im Schnitt etwa eine Stunde wertvolle Arbeits- und Lebenszeit. Über den Tag hinweg wird die Liste immer wieder durchgecheckt um etwaige Ausfälle oder Verzögerungen zu erkennen. Wer technisch versiert ist, legt die Liste auf dem PC oder einem anderen geeigneten Gerät an, sodass er Inhalte per Internet teilen kann.
Trick 2: Zeit für Verschnaufpausen schaffen
Ein überarbeiteter Mitarbeiter ist ein schlechter Mitarbeiter. Dies ist häufig sogar schlimmer als ein unorganisierter Mensch. Durch den immensen Zeitdruck wird die Leistungsfähigkeit vermindert, die Konzentration sinkt rapide, während das Endergebnis in weite Ferne zu rücken scheint. Die beste Art eine Pause einzulegen, ist ein Gespräch mit den Kollegen. So entsteht gleichzeitig etwas Abstand zur Arbeit und Kommunikation. Die Mitarbeiter fühlen sich überdies mehr geschätzt, wenn auch mal die Frage nach ihrem Fortschritt kommt. Ähnlich wie beim Lernen für eine Prüfung sollte mindestens alle vier Stunden eine Pause eingelegt werden, sonst kann das Hirn nicht effektiv weiterarbeiten. In manchen Firmen ist sogar „Powernapping“ erlaubt. Gemeint ist ein zwanzigminütiges Nickerchen am Arbeitsplatz, welches die Mitarbeiter entspannen soll. Eine Studie der US-amerikanischen Luft- und Raumfahrtbehörde Nasa ergab, dass bereits eine halbe Stunde die Aufmerksamkeit um 100 % erhöhen kann.
Trick 3: Ordnung auf dem Schreibtisch
Wer kennt das nicht? Es fliegt mal wieder alles wild auf dem Tisch herum. Dokumente, der Locher, Ordner, die Notizen, … Hier kann kein gutes Arbeitsklima entstehen, da die nötige Organisation völlig verloren gegangen ist. Abhilfe schafft eine kleine Regel, die leicht einzuführen ist. Hat man eine Aufgabe abgeschlossen, erledigt man alle kleinen Aufgaben, die in unter einer Minute zu schaffen sind. Ein Beispiel: Das Dokument lochen – 10 Sekunden. Abheften – 5 Sekunden. Den nächsten Termin per Email bestätigen – 1 Minute. Wer solche kleine Dinge immer sofort erledigt, endet nicht in heillosem Durcheinander. Ein angenehmer Nebeneffekt ist ein sauberer Schreibtisch, auf dem auch wieder Platz für weitere Aufgaben geschaffen wird.
Trick 4: Keine Selbstüberschätzung
Oftmals muss alles auf einmal fertig werden. Schnell wird das belegte Brötchen noch rasch verschlungen, während man eine Email an den Chef tippt, gleichzeitig noch mit einem Kunden telefoniert… Wenn dann das Ei vom Brötchen auf der Tastatur landet, ist dies noch das geringste Problem. Multitasking wird in den meisten Fällen leider haushoch überschätzt. Das eilig gegessene Brötchen schlägt auf den Magen, lähmt die Konzentration, die Email wird auch nur zur Hälfte fertig, und im Grunde hat kein Mensch einen Nutzen von Multitasking. Die menschliche Natur ist nicht dafür geschaffen 100 Dinge gleichzeitig zu tun. Resultate prangen täglich überall: Stress, Burn-out oder Arbeitsunfähigkeit wegen Depressionen. Wer sich selbst einschätzen lernt, ist drei Mal so wertvoll für ein Unternehmen wie ein Mitarbeiter, der zwanghaft alles gleichzeitig erledigen möchte.
Trick 5: Coaching
Will ein Chef seine Firma von Grund auf erneuern, bietet sich oftmals ein Coaching für alle Mitarbeiter an. In den letzten Jahren hat sich eine ganze Branche herausgebildet, die sich nur mit den internen Problemen einer Firma beschäftigt. Angeboten werden Kurse zur Organisation, Stressvermeidung, Kommunikation, Verwaltung von Ressourcen, und vielen anderen Gebieten. Meist wird ein Berater direkt in die Firma gesandt um sich die Situation vor Ort anzuschauen und einzuschätzen. Gerade der Alltag verrät viel über die potentiellen Stellen zur Verbesserung. Der objektive Coach kann Probleme und Engpässe anders beurteilen als der Chef, der aufgrund der Größe des Unternehmens selbst oft keinen genauen Überblick mehr über die eigene Firma haben kann.
Wenn alle diese Tipps versagen sollten, bleibt ein letzter Ratschlag: Durchatmen und auf den Feierabend warten. Er kommt bestimmt.
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