Wir alle kennen es: Morgens setzt du dich motiviert an den Schreibtisch, doch die To-do-Liste ist so lang, dass du gar nicht weißt, wo du beginnen sollst. Erst die E-Mails checken, oder lieber an die langwierige Aufgabe setzen, die du schon letzte Woche abschließen wolltest? Die Kollegin bittet dich um Hilfe, und am Ende des Tages weißt du gar nicht mehr, was du dir eigentlich für heute vorgenommen hast? Du arbeitest den ganzen Tag, doch gefühlsmäßig wird die To-do-Liste dennoch jeden Tag länger? Es wird höchste Zeit, deinem Arbeitsalltag Struktur zu geben und so in den sogenannten „Flow“ zu finden. Du weißt nicht genau, was man darunter versteht? Dann lies weiter und hol‘ dir Tipps, wie du effizient und stressfrei arbeitest.
Was ist ein „Flow“ und wo bekommt man den her?
Der Begriff „Workflow“ ist heute in aller Munde, doch die wenigsten wissen, was wirklich damit gemeint ist. Im „Flow“ zu sein bedeutet, motiviert und konzentriert an einer Sache zu arbeiten, ohne sich von Unterbrechungen ablenken zu lassen. Du erledigst gut gelaunt und ohne Stress Aufgabe nach Aufgabe, und merkst gar nicht, wie die Zeit vergeht. Deine Ziele liegen klar vor deinen Augen und dir ist bewusst, dass du kleine Schritte gehen musst, um diese zu erreichen. Deine Aufgaben entsprechen genau deinen Fähigkeiten und Qualifikationen. So fühlst du dich weder über- noch unterfordert, sondern kannst dein Wissen und deine Kenntnisse geschickt einbringen. Du bist stolz auf das, was du am Tag erledigt hast, und kannst gut gelaunt und ausgeruht in den nächsten Tag starten. So viel zur Theorie. Doch wie erreichst du dieses Flow-Gefühl, wenn du dich mal wieder heillos überfordert siehst? Die folgenden Tipps helfen dir, deine Herausforderungen in Studium, Beruf und Privatleben effizient und strukturiert zu meistern.
Aufgaben priorisieren
Du hast das Gefühl, dass deine Kollegen nur halb so gestresst sind in der Arbeit? Alle schaffen es, die Deadline für die Seminararbeit einzuhalten, nur du nicht? Mit großer Wahrscheinlichkeit hat deine Umgebung genauso viel zu tun wie du, nur sie setzen andere Prioritäten. Um herauszufinden, wie du deine Prioritäten am besten einteilst, solltest du dir erst einmal über die verschiedenen Aufgaben im Klaren sein, die du erledigen musst. Je nachdem ob du dich vor allem auf den Job, die Uni oder deine gesamte Woche konzentrieren möchtest, gehören E-Mails, Meetings, Deadlines und Vorlesungstermine ebenso auf die Liste wie Arbeit im Haushalt, Sport und Treffen mit der Familie.
Egal wie deine Woche aussieht – es gibt sicherlich zahlreiche Aktivitäten, die sich täglich oder wöchentlich wiederholen. Diese Routineaufgaben sollten im Idealfall zusammengefasst und der Reihe nach morgens oder abends erledigt werden. So musst du nicht jeden Tag neu einen Gedanken daran verlieren, wann du nun Sport machst oder die Wohnung putzt.
Aufgaben, die du in nur wenigen Minuten erledigen kannst, sollten auch genau als solche ‚kleinen Aufgaben‘ behandelt werden. Am besten rufst du sofort beim Arzt an, um einen Termin zu vereinbaren und schreibst nicht erst Post-It nach Post-It, um es auf keinen Fall zu vergessen.
Längerfristige Tätigkeiten werden von aktuellen Projekten in der Arbeit oder der Uni abhängen und sich immer wieder ändern. Bei diesen Tätigkeiten ist wichtig, dass du genau vor Augen hast, wann die Aufgabe erledigt sein muss. Je nach Deadline werden die Projekte priorisiert. Wenn du zahlreiche Aufgaben hast, die etwa gleiche Dringlichkeit haben, bleibt es ganz dir überlassen, wie du sie einteilst. Manche Menschen beginnen morgens mit der Aufgabe, die ihnen am unangenehmsten ist. Andere schätzen einen einfachen und flinken Einstieg. Was du bei der Priorisierung keinesfalls vergessen solltest, ist die Frage, ob du zum Erledigen bestimmter Aufgaben von anderen Personen abhängig bist.
Wie du siehst, müssen zahlreiche Aspekte bedacht werden, um erfolgreich priorisieren zu können. Damit du dabei nicht den Überblick verlierst, ist eine funktionale Methode, deine Aufgaben und Termine zu visualisieren, essentiell.
Der Zeitplan ist die halbe Miete
Die meisten von uns haben analoge Kalender, wilde To-do-Listen und ein paar Termine im Handy eingetragen. Doch am Ende gibt es kein einheitliches System, das dir einen tatsächlichen Überblick über deine Woche bietet. Der erste Schritt, um in den Arbeitsflow zu finden, ist also, dir eine für dich passende Darstellung deiner Termine zu finden. Ob du den Smartphone-Kalender oder ein Notizbuch zum Angreifen verwendest, hängt dabei ganz von dir ab. Wichtig ist nur, dass dir dein Kalender ausreichend Platz bietet, um all deine Termine und Aufgaben übersichtlich einzutragen. Denn hast du einmal all deine To-dos im Blick, gelingt dir deine Zeiteinteilung gleich viel leichter – und dem Flow steht nichts mehr im Wege.
Um Termine von Aufgaben auf einen Blick unterscheiden zu können, hilft eine farbliche Gestaltung des Kalenders – egal ob digital oder analog. In den Kalender kannst du dann deine Aufgaben je nach Priorität und Dringlichkeit eintragen. Wichtig ist, dass du dir weder zu wenig noch zu viel pro Tag vornimmst. Wenn deine To-do-Liste jeden Tag überfüllt ist, wirst du abends immer das Gefühl haben, nicht fertig geworden zu sein. Zu wenige Aufgaben geben dir das Gefühl, ewig Zeit zu haben. So neigst du leichter dazu, deine Zeit zu verschwenden, ohne dies bewusst wahrzunehmen. Nach einigen Wochen wirst du jedoch ein sehr gutes Gefühl dafür haben, wie viel du pro Tag erledigen kannst. Häkchen hinter den erledigten Aufgaben zu setzen zeigt dir, was du heute geschafft hast – nichts könnte motivierender sein.
Konzentriert und störungsfrei arbeiten
Nun bist du dir deiner Aufgaben und deren Dringlichkeit bewusst, aber der Flow mag dennoch nicht so recht kommen? Nimm dir Zeit, um herauszufinden, was dich an effizientem Arbeiten behindert. Ein aufgeräumter Schreibtisch, auf dem nur die Dinge sind, die du tatsächlich brauchst, wirkt wahre Wunder. Wenn du konzentriert an einer Sache arbeiten möchtest, sollte das Handy auf lautlos sein. Deine Kollegen zu bitten, dich später anzurufen, wird dir dabei helfen, störungsfrei zu arbeiten.
Inspiration als wichtige Motivationsquelle
Nichts ist so motivierend wie das Gefühl, sich inspiriert zu fühlen und zu wissen, wieso man etwas tut. Dir immer wieder vor Augen zu führen, wieso du dieses Studium überhaupt absolvieren möchtest oder diese Arbeit tust, hilft dir dabei, das große Ziel zu sehen. Fokussiere dich auf die kleinen Schritte, die dir helfen, dich deinen Träumen zu nähern. Und du wirst sehen, dass die Aufgaben in deiner To-do-Liste gar nicht mehr so bedrohend sind. Auch Personen, die normalerweise routiniert und effizient arbeiten, haben mal schlechte Tage. Sei also nicht verzweifelt, wenn es also mal nicht so gelingen will, wie du es dir vorstellst. Mit ein wenig Geduld und Verständnis findest du wieder in deinen Rhythmus – auch das gehört zum Flow.
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