Du kannst Termine organisieren, Inhalte einpflegen oder Tabellen zuverlässig bearbeiten und möchtest damit als virtuelle Assistentin Geld verdienen? Dann brauchst du zuerst eine klar abgegrenzte Leistung und eine Rechnung, die auch deine unbezahlte Arbeitszeit berücksichtigt.
Hier geht es um selbstständige virtuelle Assistenz, nicht um eine angestellte Remote-Stelle. Du erfährst, wie du eine erste Leistung auswählst, ein Testprojekt vereinbarst und aus einem Stundensatz eine brauchbare Umsatzplanung machst.
Was macht eine virtuelle Assistentin?
Eine virtuelle Assistentin unterstützt Unternehmen aus der Ferne. Welche Arbeit das ist, vereinbart sie mit ihren Auftraggebern. Es gibt nicht die eine Aufgabenliste, die jede VA beherrschen muss.
| Leistung | Konkretes Ergebnis | Wichtige Grenze |
|---|---|---|
| Artikel in WordPress einpflegen | Ein formatierter Entwurf mit bereitgestellten Bildern und geprüften Links. | Keine automatische Texterstellung, Bildrechteklärung oder Veröffentlichung ohne Freigabe. |
| Produktdaten pflegen | Eine vereinbarte Anzahl von Datensätzen nach Kundenvorlage aktualisieren. | Keine eigenständigen Preisänderungen oder erfundenen Produktangaben. |
| Projektunterlagen ordnen | Eine strukturierte Ablage mit nachvollziehbarer Dateibenennung. | Keine Löschung unklarer Dateien ohne Zustimmung; Zugriffsrechte vorher klären. |
Wähle eine Aufgabe, die du bereits sicher erledigen kannst. Wenn du dich in einem Programm erst zurechtfinden musst, übe zunächst mit eigenen Testdaten. Ein neues Tool allein macht noch keine verkaufbare Dienstleistung.
Was verdient eine virtuelle Assistentin?
Ein selbstständiger Stundensatz ist kein Gehalt. Er bezeichnet den Preis für eine abrechenbare Stunde. Davon musst du unter anderem Betriebskosten bezahlen. Akquise, Weiterbildung, Ausfallzeiten und eigene Verwaltung sind nicht automatisch abrechenbar.
Ein öffentlich überprüfbares Preisbeispiel: Königliche Assistenz nennt zum Recherchezeitpunkt 60 Euro netto für eine Einzelstunde und andere Sätze für Pakete. Das ist das Angebot einer Anbieterin, kein repräsentativer Durchschnitt und keine Zusage, dass du diesen Preis durchsetzen wirst.
Statt eine unbelegte Spanne zum „typischen Einstiegsverdienst“ zu erklären, rechnen wir mit offen gelegten Annahmen.
Beispiel: Zehn Stunden Zeit pro Woche
Fiktive Planung für vier Arbeitswochen: Insgesamt stehen 40 Stunden zur Verfügung. Davon werden 24 Stunden Kundenarbeit, acht Stunden Kundensuche und vier Stunden Verwaltung angesetzt. Vier Stunden bleiben als Puffer. Der angenommene Preis beträgt 45 Euro je abrechenbarer Stunde, ohne gegebenenfalls zusätzlich berechnete Umsatzsteuer.
| Posten | Rechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Umsatz | 24 × 45 Euro | 1.080 Euro |
| Angenommene Betriebskosten | Software und weitere Geschäftsausgaben | −120 Euro |
| Vereinfachtes Ergebnis vor Steuern und persönlicher Absicherung | 1.080 − 120 Euro | 960 Euro |
| Ergebnis je insgesamt eingeplanter Stunde | 960 ÷ 40 | 24 Euro |
Die 960 Euro sind nicht dein Nettoverdienst. Wie viel du privat verwenden kannst, hängt unter anderem von Steuern, Versicherungen und Rücklagen ab. Das Beispiel setzt außerdem voraus, dass du tatsächlich 24 abrechenbare Stunden verkaufst. Bei nur zwölf verkauften Stunden wären es 540 Euro Umsatz und bei denselben angenommenen Kosten 420 Euro vor Steuern und persönlicher Absicherung.
Eine ausführlichere Grundlage findest du unter Preise kalkulieren für Selbstständige. Der AJOURE´ Preisrechner ist eine ergänzende, kostenpflichtige Planungshilfe.
So machst du aus einer Fähigkeit ein erstes Angebot
„Ich helfe im Büro“ lässt offen, wofür jemand dich bezahlt. Beschreibe stattdessen Aufgabe, Ausgangsmaterial, Ergebnis und Grenzen.
Bevor du einen Festpreis nennst, führe einen vergleichbaren Ablauf mit einem eigenen Übungstext durch und stoppe die Zeit. Plane Einarbeitung, Abstimmung und Nacharbeit ein. Ein Stundenbudget mit Freigabe bei Mehrbedarf kann anfangs besser kalkulierbar sein als ein unklarer Pauschalpreis.
Wie findest du die ersten Auftraggeber?
- Arbeitsprobe erstellen: Zeige mit eigenen oder freigegebenen Daten, wie das Ergebnis aussieht. Kennzeichne Übungsarbeiten als Muster.
- Gezielt auf Bedarf reagieren: Suche nach konkreten Ausschreibungen für deine Leistung und bewirb dich über den dort gewünschten Weg.
- Dein bestehendes Netzwerk nutzen: Erkläre in passenden Gesprächen, welche Aufgabe du übernimmst. Bitte um eine Vorstellung, statt ungefragt ganze Kontaktlisten anzuschreiben.
- Angebot sichtbar machen: Beschreibe auf deinem Profil oder einer eigenen Angebotsseite Ergebnis, Umfang und Kontaktweg.
- Testauftrag auswerten: Notiere tatsächliche Arbeitszeit und Rückfragen. Passe Umfang oder Kalkulation an, bevor du ein monatliches Paket anbietest.
Keine pauschale Empfehlung für Werbe-E-Mails: Auch eine individuell formulierte Nachricht an ein Unternehmen ist nicht automatisch zulässig. Für E-Mail-Werbung ist grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung nötig; es gibt eng begrenzte Ausnahmen. Die IHK München erklärt die Regeln.
Was musst du vor dem ersten Auftrag klären?
- Anmeldung: Ob deine konkrete Tätigkeit gewerblich oder freiberuflich einzuordnen ist, ist zu klären. „Freelancerin“ bedeutet nicht automatisch „freiberuflich“. Warte bei einer erforderlichen Gewerbeanmeldung nicht erst auf eine bestimmte Einnahmenhöhe. Nutze die Gründungsinformationen der IHK und unseren Leitfaden zum Gewerbe anmelden.
- Steuern: Die Kleinunternehmerregelung betrifft Umsatzsteuer, nicht eine allgemeine Befreiung von Einkommensteuer. Details gehören in die individuelle steuerliche Planung; eine erste Orientierung bietet unser Artikel zur Kleinunternehmerregelung.
- Nebenberuflicher Start: Arbeitsvertrag und Krankenversicherung vorab prüfen. Dazu führt dich der Ablauf für die nebenberufliche Selbstständigkeit.
- Auftrag: Leistung, Budget, Termine, Korrekturen, Zahlungsbedingungen und Freigaben schriftlich vereinbaren.
- Kundendaten: Nur benötigte Zugänge anfordern und Datenschutzpflichten einschließlich einer gegebenenfalls erforderlichen Auftragsverarbeitungsvereinbarung klären. Keine Kundendaten ungeprüft in private KI- oder Cloudkonten laden.
Dein erster überschaubarer Test
Lege eine Leistung fest, fertige eine Arbeitsprobe an und kalkuliere ein begrenztes Testprojekt. Ein teurer Kurs, ein großes Branding und fünf Software-Abos sind dafür nicht automatisch nötig. Kaufe Weiterbildung dann, wenn du eine konkrete fachliche Lücke benennen kannst.
Miss nicht nur, ob jemand dein Angebot interessant findet. Entscheidend sind ein bezahlter Auftrag, der tatsächliche Zeitaufwand und die Frage, ob du diese Arbeit wiederholt zuverlässig liefern kannst.
Häufige Fragen
Geht virtuelle Assistenz ohne Erfahrung?
Ohne bisherige VA-Aufträge ja, ohne die nötigen Fähigkeiten für deine angebotene Leistung nicht. Berufserfahrung aus Organisation, Redaktion oder Datenpflege kann eine Grundlage sein. Eine Musterarbeit macht diese Fähigkeiten sichtbar.
Kann ich mit wenigen Stunden pro Woche starten?
Ja, wenn der Auftrag dazu passt. Eine zeitlich begrenzte Datenpflege lässt sich anders planen als tägliche Erreichbarkeit für ein Postfach. Versprich nur Zeitfenster, die du zuverlässig einhalten kannst.
Sind monatliche Pakete automatisch passives Einkommen?
Nein. Du verpflichtest dich zu Arbeit oder vereinbarter Verfügbarkeit. Ein wiederkehrender Auftrag kann planbarer sein, nimmt dir die Leistungserbringung aber nicht ab.
Recherche: 3. November 2026. Alle Kalkulationen sind Muster, keine Einkommensprognosen. Steuerliche Grundlage zur Unterscheidung von Einnahmen und Gewinn: § 2 EStG; zur Umsatzsteuer: § 19 UStG. Keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
Foto: Surface / Unsplash, Bearbeitung: AJOURE´
