Virtual Assistant werden: Was du wirklich verdienst und wie du startest

Virtual Assistant – der Begriff klingt nach Laptop am Strand und vier Stunden Arbeit pro Woche. Die Realität sieht anders aus. Und das ist keine schlechte Nachricht: Wer weiß, was wirklich dahintersteckt, kann fundierter entscheiden – und besser starten.

Dieser Artikel erklärt ehrlich, was ein Virtual Assistant macht, was du realistisch verdienst, wie du die ersten Kunden findest und was du rechtlich wissen musst. Ohne Hype. Mit Zahlen, die sich überprüfen lassen.

Was macht ein Virtual Assistant?

Ein Virtual Assistant – kurz VA – arbeitet remote und unterstützt Selbstständige, Unternehmen oder Führungskräfte bei administrativen, organisatorischen oder inhaltlichen Aufgaben. Die Bandbreite ist groß:

Administrative Aufgaben: E-Mail-Management, Kalenderplanung, Recherche, Reisebuchungen, Datenpflege, Kundenkommunikation.

Content & Social Media: Beiträge erstellen oder einplanen, Texte redigieren, Newsletter versenden, Pinterest-Pins gestalten.

Technische Unterstützung: WordPress-Pflege, Shopify-Produkte einstellen, Canva-Designs, einfache Website-Updates.

Projektmanagement & Organisation: Trello oder Asana pflegen, Meeting-Protokolle, Onboarding neuer Kunden koordinieren.

Der Unterschied zum klassischen Bürojob: Du arbeitest von zuhause aus, meist auf Stundenbasis oder für ein monatliches Paket – und du arbeitest gleichzeitig für mehrere Auftraggeber.

Was verdient ein Virtual Assistant realistisch?

Hier werden online oft Zahlen genannt, die nicht repräsentativ sind. Eine realistische Einordnung:

Einsteiger ohne Spezialisierung: 15 bis 25 Euro pro Stunde. Wer gerade anfängt, wenig Referenzen hat und allgemeine Aufgaben übernimmt, liegt in diesem Bereich.

VA mit Erfahrung oder Nische: 30 bis 55 Euro pro Stunde. Wer sich auf einen Bereich spezialisiert – etwa Buchhaltungsvorbereitung, technisches WordPress, oder Social-Media-Management für eine bestimmte Branche – kann deutlich mehr verlangen.

Monatlicher Verdienst im Nebenjob: Bei 10 Stunden pro Woche und 20 Euro Stundensatz wären das rund 800 Euro brutto im Monat. Das ist ein realistischer Einstieg – kein passives Einkommen, aber ein echter finanzieller Unterschied.

Wichtig: Diese Zahlen gelten für Deutschland und setzen voraus, dass du aktiv Kunden findest und regelmäßig arbeitest. Die ersten Monate sind oft langsamer, weil Aufbau Zeit braucht.

Für wen passt der VA-Weg – und für wen nicht?

Passt gut, wenn du:

• organisiert bist und anderen gern Struktur bringst
• zuverlässig kommunizierst – auch schriftlich
• selbstständig arbeitest, ohne ständige Anleitung
• digitale Tools schnell lernst (E-Mail, Tabellen, Projektmanagement)
• bereit bist, am Anfang aktiv Kunden zu suchen

Passt weniger, wenn du:

• passive Einnahmen erwartest (VA ist aktive Dienstleistung)
• Unsicherheit beim Preis-Setzen scheust
• kein Interesse daran hast, für andere zu arbeiten und deren Prozesse zu verstehen
• kurzfristig viel Geld erwartest – der Aufbau dauert

Wie du als Virtual Assistant startest – Schritt für Schritt

Schritt 1: Deine Stärken konkret benennen

Nicht „ich bin organisiert“ – sondern: Was hast du in den letzten Jahren beruflich oder privat gemacht, das anderen nützt? Hast du E-Mail-Postfächer gemanagt, Social-Media-Beiträge erstellt, Excel-Tabellen gepflegt, Kundengespräche koordiniert?

Schreib fünf konkrete Aufgaben auf, die du gut und gern machst. Darum baust du dein erstes Angebot.

Schritt 2: Ein konkretes Angebot definieren

Breite Angebote wie „Ich helfe bei allem“ sind schwer zu verkaufen. Ein klares Angebot ist leichter zu kommunizieren und leichter zu finden. Beispiel: „Ich übernehme E-Mail-Management und Kalenderorganisation für selbstständige Coaches – 10 Stunden pro Monat, Festpreis 350 Euro.“

Das klingt enger, aber es ist leichter, damit anzufangen. Du kannst später ausbauen.

Schritt 3: Gewerbe anmelden

In Deutschland musst du eine gewerbliche Tätigkeit beim zuständigen Gewerbeamt anmelden, sobald du damit Einkommen erzielst – unabhängig von der Höhe. Die Kosten liegen je nach Stadt zwischen 15 und 60 Euro. Danach meldest du dich beim Finanzamt an und erhältst eine Steuernummer für selbstständige Tätigkeit.

Wer unter 25.000 Euro Jahresumsatz bleibt, kann die Kleinunternehmerregelung nutzen: Du stellst Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und hast weniger bürokratischen Aufwand. Ein guter Einstieg für den Nebenjob.

Schritt 4: Preis festlegen – und bei ihm bleiben

Viele VAs starten zu günstig, weil sie sich noch nicht sicher fühlen. Das führt zu Unterbezahlung und Erschöpfung. Ein einfacher Einstieg: Berechne, wie viel du netto pro Stunde benötigst, addiere Steuern, Sozialversicherung und Pufferzeit für unbezahlte Aufgaben wie Akquise und Buchhaltung. Als Faustregel gilt: Dein Stundensatz sollte mindestens doppelt so hoch sein wie ein vergleichbarer Bruttostundenlohn in einem Angestelltenverhältnis. Wenn du das konkret durchrechnen möchtest, hilft dir der AJOURE´ Preisrechner für Selbstständige.

Schritt 5: Die ersten Kunden finden

Der häufigste Fehler: Auf Plattformen wie Fiverr warten. Das funktioniert, aber langsam und mit Preisdruck. Schneller geht es über:

Direktes Netzwerk: Sag in deinem Umfeld, was du anbietest. Viele erste Aufträge kommen über Bekannte oder deren Kontakte.

LinkedIn: Profil aktualisieren, klar beschreiben was du anbietest, aktiv mit potenziellen Auftraggebern in Kontakt treten – nicht spammen, sondern echten Mehrwert kommentieren und sichtbar werden.

Facebook-Gruppen: Es gibt aktive Gruppen für Selbstständige, Coaches und Online-Unternehmerinnen in Deutschland, die regelmäßig VAs suchen.

Kaltakquise per E-Mail: Gezielt Selbstständige oder kleine Unternehmen ansprechen, deren Bedarf du erkennst. Mit einem konkreten, personalisierten Angebot – kein Copy-Paste.

Was du steuerlich wissen musst

Nebeneinkommen ist nicht steuerfrei. Wenn dein Gesamteinkommen – also Hauptjob plus Nebentätigkeit – den Grundfreibetrag übersteigt (2025: 12.096 Euro), zahlst du auf den Mehrbetrag Einkommensteuer. Bei einem laufenden Anstellungsverhältnis wird Nebeneinkommen in der Regel separat in der Einkommensteuererklärung angegeben und mit deinem persönlichen Steuersatz versteuert.

Was viele nicht wissen: Ausgaben für dein VA-Geschäft – Laptop, Software, Büromaterial, Weiterbildung – kannst du als Betriebsausgaben absetzen. Das reduziert deinen steuerpflichtigen Gewinn. Mehr dazu im Artikel Steuererklärung als Freelancerin.

Typische Fehler am Anfang – und wie du sie vermeidest

Zu breites Angebot: „Ich mache alles“ ist für potenzielle Kunden schwer greifbar. Starte mit einem klaren Schwerpunkt.

Zu niedrige Preise: Günstig starten klingt strategisch, zieht aber oft Kunden an, die schwer zu bedienen sind. Lieber einen fairen Preis und weniger Kunden.

Kein schriftlicher Vertrag: Halte Umfang, Stunden und Bezahlung immer schriftlich fest – auch bei kleinen Projekten. Das schützt beide Seiten.

Keine Puffer einplanen: Als VA arbeitest du für andere, aber du brauchst auch Zeit für Akquise, Buchhaltung und Kommunikation. Diese Stunden sind nicht direkt abrechenbar, aber notwendig. Plane sie ein.

Deine nächsten Schritte

Diese Woche: Schreib fünf Aufgaben auf, die du gut kannst und gern für andere übernimmst. Definiere daraus ein erstes konkretes Angebot mit Umfang und Preis.

Nächste Woche: Informiere drei bis fünf Personen aus deinem Netzwerk über dein Angebot. Melde dich auf LinkedIn sichtbar.

Wenn du mehr Orientierung willst: Im AJOURE´ Nebeneinkommen-Workbook findest du neben dem VA-Weg auch 20 weitere Modelle im direkten Vergleich – mit ehrlicher Einschätzung, wann welcher Weg sinnvoll ist und wie du in sieben Tagen testest, ob er zu dir passt.

Häufige Fragen

Welche VA-Leistung eignet sich für den Einstieg?

Für den Anfang eignen sich Leistungen, die klar abgrenzbar sind und schnell sichtbare Entlastung bringen: E-Mail-Management, Kalenderorganisation, Recherche, einfache Content-Planung oder WordPress-Pflege. Je konkreter dein erstes Angebot ist, desto leichter kannst du es erklären, bepreisen und verkaufen.

Brauche ich eine Ausbildung, um Virtual Assistant zu werden?

Nein. Es gibt keine geschützte Berufsbezeichnung. Was zählt, sind nachweisbare Fähigkeiten, zuverlässige Kommunikation und der Wille, dich in neue Tools einzuarbeiten. Kurse können helfen, Lücken zu schließen, sind aber kein Pflichtprogramm.

Kann ich als VA von zuhause aus arbeiten?

Ja – das ist das Grundprinzip. Du brauchst einen stabilen Internetanschluss, einen Computer und Zugang zu den Tools deiner Kunden (meist E-Mail, Kalender, Projektmanagement-Software).

Wie viele Stunden pro Woche muss ich mindestens investieren?

Als Nebenjob sind 5 bis 15 Stunden pro Woche ein realistischer Rahmen. Darunter wird es schwierig, Kunden zu halten und den Aufbau voranzutreiben. Mehr ist möglich, aber nur wenn dein Hauptjob es zulässt.

Was ist der Unterschied zwischen VA und Freelancerin?

Technisch sind beide selbstständig tätig. „Virtual Assistant“ beschreibt eine bestimmte Art von Dienstleistung – organisatorische und administrative Unterstützung auf Distanz. Freelancerin ist der übergeordnete Begriff für alle, die auf Projektbasis für verschiedene Auftraggeber arbeiten. Mehr zur allgemeinen Einordnung findest du im Artikel Freelancerin werden.

Foto: Surface / Unsplash, Bearbeitung: AJOURE´