Deine Zeit ist ein kostbares Gut. Du liegst abends im Bett und kommst nicht zur Ruhe, weil du schon wieder alles Mögliche nicht geschafft hast. Hätte der Tag doch nur 25 Stunden, am besten noch 30! Da sich daran aber in absehbarer Zeit nichts ändern wird, musst du lernen, wie du die bestehenden 24 Stunden besser nutzen kannst.
Wir helfen dir dabei, deine zehn schlimmsten Zeitfresser ausfindig zu machen, damit du dich vor wertvoller Zeit kaum noch retten kannst. Allen Tipps ist gemein, dass du jede Aufgabe konzentriert und zielorientiert angehen und dich dabei nicht auf langwierige Ablenkungen einlassen solltest. Das bedeutet nicht, dass du dir nicht auch Zeit zum Abschalten nehmen darfst – nur eben alles zu seiner Zeit. Stell dir die folgenden Zeitfresser wie die kleinen Monster aus Stephen Kings „Langoliers“ vor: furchtbar unangenehm, aber man kann ihnen entkommen.
1. Ständige Ablenkungen
Du sitzt bei der Arbeit, bist gerade super produktiv, dann hörst etwas von draußen und gehst nachschauen. Vorbei ist es mit der Konzentration. Vielleicht fliegt draußen gerade ein Vogel rum, vielleicht siehst du eine Laufmaschine, vielleicht brauchst du neuen Kaffee – all das sind minimale Ablenkungen, die in der Summe viel Zeit kosten. Und bis du dich dann wieder in die Arbeit hineingefunden hast, vergehen weitere wertvolle Minuten. Wenn du etwas machst, dann bleibe fokussiert. Binde dir die sprichwörtlichen Scheuklappen auf und verschiebe alles andere auf die nächste Pause. So hast du auch gleichzeitig etwas, worauf du dich freuen kannst.
Wenn du deine Konzentration im Griff hast, wirst du feststellen, dass deine Gedanken irgendwann trotzdem ein wenig abschweifen werden. Im Schnitt kann sich der Mensch etwa neun Minuten lang intensiv auf etwas konzentrieren, ehe das Gehirn automatisch ein paar Momente abschaltet. Gute Redner oder Professoren bauen ganz bewusst an diese Stellen kurze Pointen oder Anekdoten ein, um die Zuhörer im Thema zu halten. Ist es bei dir soweit, dann ist das der richtige Augenblick, um kurz aus dem Fenster zu schauen oder die Lippen nachzuziehen. Auf keinen Fall solltest du aber mittendrin auf äußere Einflüsse rea-
gieren.
2. Lästiger E-Mail-Müll und der ständige Blick aufs Smartphone
So praktisch die moderne Welt dank Smartphones auch geworden ist, so viel Zeit verplempern wir Tag für Tag mit unnötigen Reisen in die digitale Welt. Ständig erwarten wir eine neue WhatsApp, aktualisieren unser Facebook-Profil oder folgen den abstrusesten Leuten auf Twitter. Es bleibt doch nicht dabei, dass du nur mal schnell nachguckst, wer dir gerade einen guten Morgen gewünscht hat. Guck doch das nächste Mal auf die Uhr, wie lange du, ohne es zu merken, in sozialen Netzwerken aktiv bist. Wenn du diese Zeit einsparst oder sie auf die Zeit vorm Einschlafen verschiebst, dann schaffst du tagsüber einfach mehr.
Besonders ärgerlich ist es jedoch, wenn du vom Job aus E-Mails checken musst, dein Postfach aber andauernd zugemüllt wird. Jede Notifikation über eine neue Spam-Mail reißt dich für einen Moment aus deiner Konzentration. Leg dir daher besser eine geschützte E-Mail-Adresse nur fürs Berufliche an. Du kannst außerdem auf deinem Smartphone ein entsprechendes Profil erstellen, das private Aktivitäten während der Arbeitszeit auf ein Minimum reduziert. Denke immer daran, dass die Arbeit so oder so getan werden muss, sich aber mit Smartphone-Unterbrechungen einfach länger hinzieht.
3. Der Kontakt zu Mitarbeitern und Kunden
Ein gesundes Arbeitsklima ist wichtig für eine gute Stimmung und hohe Produktivität im Team. Das heißt aber nicht, dass du dir unentwegt anhören musst, welchen Kuchen deine Kollegin gestern gebacken hat oder wessen Mann gerade auf Montage ist. Spar dir den Klatsch und Tratsch besser für die Pause oder den Feierabend auf, dann kannst du ihn auch besser genießen. Ein kurzer Gag hier und da hingegen sitzt immer drin und nimmt ein wenig den Druck von allen. Wenn du fixe Termine hast, sei es mit dem Chef, einer anderen Abteilung oder mit Kunden, dann musst du aber auch dafür sorgen, dass nicht nur du pünktlich bist. Es ist deine Zeit, die verlorengeht, wenn du auf andere warten musst. Sollte dein Gegenüber zu spät erscheinen, sag den Termin lieber ab. Wartezeit ist tote Zeit.
4. Badezimmer, Spiegel, Make-up…
Wir wissen, dass du es nicht gerne hörst, aber vermutlich verbringst du zu viel Zeit im Bad. Fast alle Frauen tun das. Ein makelloses Aussehen gibt dir ein sicheres Auftreten, lässt dich aufblühen… aber reicht dafür nicht auch die Hälfte der Zeit? Guck doch morgen früh auf die Stoppuhr, wie lange du an dir werkelst und achte darauf, wie viel Zeit alleine für die kleinen Details verlorengeht. Hinzu kommen über den Tag verteilt die Toilettenpausen oder der rituelle Blick in den Spiegel zwischendurch. Wenn du hier und da etwas Zeit einsparst, schaffst du tagsüber einfach mehr und kannst dir abends länger Schminktipps auf YouTube angucken…
5. Planloses Arbeiten und die liebe Unordnung
Es gibt leichte Arbeiten wie Staubsaugen, da saugst du einfach los und bist irgendwann fertig. Wenn es aber etwas umfangreicher wird, solltest du dir vorab einen Plan aufstellen. Das kostet zwar ein wenig Zeit, aber ein wirklicher Zeitfresser wird es nur, wenn du planlos agierst und hinterher unnötige Sachen machst oder gar neu anfangen musst. Bist du erst einmal gut im Schmieden von Plänen, kannst du dir selbst konkrete Fristen auferlegen und deinen Tag fein durchstrukturieren. Neben der immens wichtigen inneren Ordnung wird deine Produktivität aber auch von deiner Umgebung gesteuert. Ist dein Arbeitsplatz (sowohl online als auch offline) unsortiert, musst du ständig Sachen suchen oder du machst dir erst gar nicht die Mühe, dein Zeitmanagement in den Griff zu bekommen.
6. Perfektionismus
Es ist schon paradox, aber Perfektionismus kann dir schaden. Erst einmal ist es sicherlich förderlich, wenn du Sachen bis ins Detail richtig machen möchtest, um am Ende ein perfektes Resultat zu erhalten. Viel schlimmer noch wäre natürlich eine gewisse Schlamperei, bei der es dir egal ist, was du so machst – Hauptsache, es ist bald vorbei. Aber Frauen mit einem Hang zum Perfektionismus neigen oft dazu, die Zeit aus den Augen zu verlieren und zum Workaholic zu werden. Zwar ist der Kuchen eigentlich schon lecker fertig, dann wird hier aber noch einmal etwas darüber gestreut, da der letzte Strich gezogen, woanders noch eine Marzipanrose geformt.
Schleicht sich dieser Überperfektionismus aus den besonderen Momenten raus in den Alltag, können teure Stunden dahin sein. Wenn du also etwas erledigst, dann tu dies gewissenhaft, sodass du und andere zufrieden sind. Meistens reichen 80 % für ein super Ergebnis, alles darüber hinaus ist zwar nett, geht aber allein auf deine Kosten. Oft ist es das nicht wert.
7. Nicht Nein sagen können
Eng mit dem Perfektionismus verbunden ist das stete Bestreben, alles selbst machen zu wollen. Vor allem, wenn du dir gerade eine kleine Firma aufgebaut hast, möchtest du die Zügel selbst in der Hand behalten und dabei Tag und Nacht die stete Kontrolle haben. Über kurz oder lang macht dich das aber kaputt. Willst du wirklich mehr von deiner Zeit haben, dann musst du delegieren lernen. Beschränke dich in deinem Tun auf die wichtigen Dinge, auf die du spezialisiert bist. Du musst nicht auch noch eine Kostenaufstellung machen, während deine Kollegin aus der Buchhaltung gerade die Nägel lackiert.
Lerne außerdem, dass ein Nein nicht immer negativ ist. Wenn dich dein Chef wieder um etwas bittet, dann schenke ihm nichts von deiner Zeit. Sag ihm, wenn dir etwas zu viel wird. Ein Helfersyndrom kann dir auch im Alltag das Leben schwer machen, wenn du für die Verwandtschaft Besorgungen erledigst oder immer für jeden da bist. Du kannst nicht alles machen, also solltest du auch hier gut abwägen, was sich lohnt und was nicht.
8. Anfangen, machen, aufschieben
Ein weiterer nerviger Zeitfresser ist die „Aufschieberitis“. Dabei ist es ganz wichtig zu unterschieden, ob Sachen unterbrochen werden, weil sie zu umfangreich sind und heute nicht mehr geschafft werden können, oder ob du einfach nur keine Lust mehr hast.
Im ersten Fall ist es sogar lohnenswert, die Angelegenheit auf morgen zu vertagen, wenn du wieder frisch und voller Tatendrang bist, während du dich jetzt mit Müdigkeit und Hunger plagst. Wenn du aber eigentlich könntest, aber nur nicht willst, dann ist ein Aufschieben in den seltensten Fällen ratsam. In der Regel muss die Aufgabe ja so oder so erledigt werden, also wirst du morgen vor dem gleichen Problem stehen. Außerdem kannst du davon profitieren, dass du heute noch eine gewisse Routine hast, während du dich morgen wieder neu reindenken müsstest. Bleibe fokussiert am Ball, dann ist das leidige Thema schnell erledigt und lobe dir selber eine kleine Belohnung aus, wenn du heute fertig wirst.
9. Steter Lärm
Zeit für ein kleines Experiment: Schließe deine Augen und konzentriere dich einmal ganz bewusst auf deine Ohren. Was hörst du? Vielleicht bist du jetzt erstaunt, wie viele Geräusche in deiner Umgebung sind, die du normalerweise gar nicht hörst. Das stimmt aber nicht, denn auch, wenn du sie nicht bewusst wahrnimmst, haben sie den ganzen Tag Einfluss auf deine Konzentration. Wenn du im Großraumbüro ständig Stimmen hörst, auf der Arbeit bei offenem Fenster die Straße hörst oder irgendwo dauernd ein Radio dudelt, dann sind das alles Faktoren, die deine Zeit rauben.
Dein Gehirn blendet vieles aus, aber irgendwann werden deine Gedanken dann doch gestört. Wissenschaftliche Studien haben gezeigt, dass sich eine laute Arbeitsumgebung negativ auf die Produktivität auswirkt, also sieh zu, dass du möglichst ruhig arbeiten kannst, zur Not mit Ohrstöpseln. Musik hingegen kann sich bei manchen Menschen positiv auf die Leistungsfähigkeit auswirken. Ob du zu dieser Sorte gehörst, kannst du testen, indem du dir einzelne Aufgaben mit und ohne Musik stellst und die Resultate vergleichst.
10. Druck, stärkerer Druck und noch mehr Druck
Manche Menschen blühen unter Druck regelrecht auf. Je näher der Abgabetermin, je größer der Kostenfaktor, desto besser können sie arbeiten. Im Allgemeinen jedoch raubt dir (vor allem unnötiger) Druck deine Zeit. Zunächst einmal solltest du analysieren, ob es diesen Druck überhaupt gibt. Manchmal machst du dich verrückt für scheinbar immens wichtige Sachen, die am Ende der Woche schon gar nicht mehr relevant sind.
Ist der Druck jedoch real existent, dann solltest du ihn bändigen lernen. Mit Angst, Zweifeln oder einem geringen Selbstwertgefühl wirst du nicht lange bestehen können und verlierst jeden Tag Stunde um Stunde. Ein gesundes familiäres Umfeld kann dir helfen, den Stress abzubauen. Vielleicht versuchst du es mit autogenem Training oder Yoga oder redest mit Kolleginnen über deine Situation. Habe dabei stets im Hinterkopf, dass deine Erholungszeit genauso wichtig wie deine Arbeitszeit ist. Beide ergeben ohne die jeweils andere keinen Sinn.
Fotos: Olivia ZZ / Getty Images
