Die besten Tipps für effektives Arbeiten im Büro

Du liebst deinen Job und machst ihn wirklich leidenschaftlich gerne? Doch manchmal verzweifelst du im Büro, weil irgendwie einfach nichts voran zu gehen scheint? Wir verraten dir die besten Tipps, wie du deine Arbeit künftig deutlich effektiver erledigen kannst.

Das Genie hält Ordnung. Wirklich!

Ein unaufgeräumter Arbeitsplatz mag zwar nach Fleiß und kreativem Chaos aussehen, tatsächlich aber wirkt er absolut kontraproduktiv. Das Durcheinander auf dem Schreibtisch verhindert nämlich, dass du dich wirklich auf deine Arbeit konzentrieren kannst. Zudem kostet es dich immer einfach auch unnötig viel Zeit, wenn du deine Unterlagen suchen musst, statt sie mit einem Griff zur Hand zu haben.

Idealerweise schaffst du also einmal ganz konsequent eine Grundordnung; jeglichem Schweinehund zum Trotz. Du legst alles, was du nicht für deine tägliche Arbeit oder ein bestimmtes Projekt brauchst, sortiert ab. Ordner, Mappen und Ablagekörbe – beschriften nicht vergessen – helfen dir dabei. Was du nicht mehr brauchst in den Müll. Ist das geschafft, brauchst du künftig nur noch darauf achten, dass dein Schreibtisch in diesen ordentlichen Zustand versetzt wird. Und keine Sorge, das geht dann wirklich ganz fix.

Keine-Lust-Aufgaben zuerst erledigen

Es gibt ganz sicher auch in deinem Job ein paar Dinge, auf die du wirklich so gar keine Lust hast. Du schiebst sie von morgens auf abends, von heute auf morgen, von dieser in die nächste Woche – doch das Wissen darum, dass du sie noch erledigen musst, bleibt. Mal mehr, mal weniger bewusst. Diese „Aufschieberitis“ lähmt und blockiert dich allerdings. Sie verbraucht, ähnlich wie eine im Hintergrund laufende App, unbemerkt Energie und bremst dich dadurch regelrecht aus. Abhilfe schaffst du ganz einfach: erledige zuerst das, was dir wirklich lästig ist. Ist das erledigt wirst du schnell feststellen, wie sehr dich das erleichtert.

To-do-Liste erstellen für effektives Arbeiten

An manchen Tagen hat man wirklich eine ganze Menge auf dem sprichwörtlichen Zettel. Man weiß nicht wo man anfangen soll und irgendwie macht man alles auf einmal und nichts davon wirklich mit der nötigen Konzentration. Vermutlich fallen dir auch gerade jetzt spontan ein paar Aufgaben ein, die du unbedingt noch erledigen solltest.

Dann nutze die Gunst der Stunde und notiere all diese. Erstelle dir einen Plan mit den wöchentlichen Aufgaben und daraus eine To-do-Liste, auf die du alle Arbeiten schreibst, die du an einem Tag erledigen solltest. Wichtig ist, dass du die dafür benötigte Zeit halbwegs realistisch einschätzt – eine umfangreiche PowerPoint-Präsentation dauert eben einfach länger als nur 5 Minuten.

Die Punkte auf deiner To-do-Liste arbeitest du dann nacheinander ab und hakst sie vor allem auch ab. So erhältst du auch optisch einen motivierenden Eindruck dessen, was du bereits erledigt hast.

Effektives Arbeiten: In der Ruhe liegt die Kraft

Vor allem in Großraumbüros geht es oft ziemlich laut zu. Ein solch turbulentes Umfeld kann zwar durchaus beflügeln, stört aber oftmals auch die Konzentration. Ob du nun mit Zahlen agieren musst oder eine Strategie erarbeiten sollst, ein wichtiges Telefonat führen musst oder mit vertraulichen Unterlagen arbeiten sollst – manchmal ist Abschottung einfach unausweichlich. Doch nicht immer lassen die baulichen Gegebenheiten das zu.

Dennoch gibt es clevere Alternativen, mit denen sich in den Büros wahre Ruheinseln schaffen lassen. Telefonzellen und Bürokabinen, bspw. vom führenden Anbieter Framery, lassen sich ganz einfach in bestehende Büroflächen integrieren und ermöglichen konzentriertes Arbeiten sowie störungsfreie Besprechungen.

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Werde zum Teamplayer

Nicht jeder kann alles gleich gut und schnell. Auch im Büro gibt es Kollegen, die für manche Aufgaben ein besonderes Faible und Talent haben – und dadurch ein umfassenderes Wissen. Was spricht eigentlich dagegen, sich mit diesen zu verbünden, um schnellere und bessere Arbeitsergebnisse zu erzielen? Richtig: nichts. Im Team lassen sich viele Herausforderungen schlichtweg einfacher bewältigen, da sich Perspektiven und Erfahrungen multiplizieren. Du kannst also absolut von deinen Kollegen profitieren – und diese auch von dir.

Nein, nein, nein!

Team – Toll ein anderer macht‘s? Es gibt in der Tat Zeitgenossen, die sich gerne vor der Arbeit drücken. Vielleicht kennst du auch einen solchen aus deinem Büro. Diese Kollegen befinden sich in stetigem Stress, erzählen allen, wie viel sie doch zu tun haben und enden letztlich mit der immer gleichen Bitte um Unterstützung.

Wer kann dazu schon nein sagen? Du! Natürlich sollst du Hilfe nicht kategorisch ablehnen, erkennst du aber, dass Kollege x aus Faulheit oder grundlegender Überforderung dazu neigt, seinen Job an überwiegend andere zu delegieren, dann musst du das tun. Denn nur dann kannst du deine Zeit wirklich in deine Projekte investieren und gute Ergebnisse erzielen.

Kleine Helferchen mit großer Wirkung

Vor allem wenn sich große Stapel an Unterlagen angesammelt haben, wird die Ablage zur Qual. Die Alternative, ein Schreibtisch unter Papierbergen, ist dennoch keine kluge.

Neben den klassischen Ordern, in denen du Unterlagen abheften kannst, haben sich daher noch andere Helfer ideal bewährt: Hängeregistraturen. Sie lassen sich ohne viel Aufwand in Schubladen oder Regale montieren und sorgen so für Übersichtlichkeit und Ordnung. Du kannst in den Mappen alles deutlich schneller und einfacher ablegen als in dicken Ordnern und ersparst dir zudem langwieriges Blättern.

Entsprechend beschriftet kannst du die Mappen in die Registratur einhängen und hast im Bedarfsfall alles blitzschnell zur Hand. Damit es in deiner Hängeregistratur immer übersichtlich bleibt solltest du veraltete Unterlagen direkt aus den Mappen entfernen und fertiggestellte Projekte final ablegen.

Pausen sparen Zeit

Klingt verrückt, ist aber tatsächlich so. Manchmal beißen sich unsere Gedanken fest und es fällt uns schwer, Lösungen zu finden. In solchen Situationen hilft es, geistig auf Distanz zu gehen. Das funktioniert am besten, wenn auch der Körper mitmacht. Gönn dir also regelmäßig Auszeiten, geh vor die Tür und vielleicht ein paar Schritte durch den nahegelegenen Park. Selbst ein kleiner Schaufensterbummel oder ein Latte Macchiato im Café verschaffen deinem Kopf die nötige Luft und Ablenkung, die er braucht, um wieder klar zu werden.

Sollte dein Magen knurren, dann gönne auch diesem etwas Futter. Auf allzu deftige Dinge solltest du jedoch verzichten, denn diese ermüden. Gegen eine leichte Mahlzeit, einen knackigen Salat, eine leckere Bowl oder ein frisch belegtes Baguette spricht jedoch überhaupt nichts.

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Effektives Arbeiten: Alles Einstellungssache

Kennst du die „Anleitung zum Unglücklichsein“ von Paul Watzlawick? Dieser Millionenbestseller beschreibt recht anschaulich, wie sehr unser Denken unser Tun und letztlich unser Wohlbefinden beeinflusst. Wer jeden Tag missmutig ins Büro geht, weil ganz bestimmt dieses und jenes passieren wird, gibt mit einer so negativen Einstellung unbewusst die Richtung in die kleinen und großen Katastrophen des Büroalltags vor.

Versuch es doch einfach einmal gut gelaunt, das macht nicht nur dir mehr Spaß, sondern auch all denen, die dir begegnen. Denn seien wir ehrlich – mit einem dauerschlechtgelaunten Kollegen will und kann doch niemand wirklich gut und effizient zusammenarbeiten.

 

Fotos: goodluz / stock.adobe.com, Framery