10 wertvolle Tipps fürs effektive Online-Meeting

Online-Meetings gehören inzwischen zu unserem Arbeitsalltag. Es wäre also nicht verwunderlich, wenn auch du schon an dem einen oder anderen Online-Meeting teilgenommen hast. Doch wie sind deine Erfahrungen damit? Sind Online-Meetings für dich genauso gut wie Präsenz-Meetings? Hast du das Gefühl, dass sie reibungslos verlaufen und alle einen wirklichen Gewinn daraus ziehen? Fühlst du dich rundum wohl in deiner Haut, wenn du an einem Online-Meeting teilnehmen sollst? Hast du am Ende eines Online-Meetings das Gefühl wirklich alle Informationen, die du brauchst, mitgenommen zu haben?

Falls du bei dieser Auflistung an Fragen nicht immer mit Ja antworten kannst, dann geht es dir wie den meisten Menschen, die sich online mit ihren Kolleg:innen zu Besprechungen treffen. Denn Online-Meetings stellen uns alle vor ganz neue Herausforderungen im Arbeitsalltag, auf die wir ab und an nicht gefasst sind. Manchmal funktioniert die Technik nicht oder wir wissen nicht, wie wir uns in einem Online-Meeting richtig verhalten sollen. Gelegentlich fühlen wir uns von Kolleg:innen, ihrem Verhalten, oder deren nicht richtig angepasster technischer Ausstattung gestört und verlieren den Anschluss.

Dabei kannst du durchaus etwas dafür tun, dass deine Online-Meetings in Zukunft zu einem Erfolgserlebnis für alle Teilnehmer:innen werden. Befolge einfach unsere effektiven Tipps fürs Online-Meeting und vergleiche selbst, welchen Unterschied das zu deinen früheren Erfahrungen macht.

1. Bereite dich gedanklich auf das Online-Meeting vor

Bevor du an einem Online-Meeting teilnimmst, sollte dir bewusst sein, dass es sich um einen komplett anderen Austausch mit Kolleg:innen handelt als in einem persönlichen Meeting. Wenn du das begriffen hast, dann fällt es dir auch leichter, mit dem Thema Online-Meeting sensibel umzugehen.

Der wesentlichste Unterschied zwischen Online- und Präsenz-Meetings ist der, dass deine Sinne bei einem Online-Meeting zwangsweise eingeschränkt sind. Unter normalen Umständen setzt sich deine Wahrnehmung in einem Meeting durch die Aspekte Sehen, Hören, Riechen und eventuell auch Tasten zusammen. Bezüglich des Sehens und Hörens hast du in einem Präsenzmeeting zudem eine wesentlich größere Bandbreite an Sinneseindrücken zur Verfügung als in einem Online-Meeting. Online reduziert sich alles auf das Hören und Sehen, wobei beides sehr eingeschränkt ist. Schon das Sehen findet nicht in jedem Meeting statt. Und wenn, dann siehst du unter Umständen nicht alle Teilnehmer gleichzeitig, sondern vielleicht nur die Person, die gerade spricht.

Dabei gehen viele Informationen verloren, die du in einem Präsenzmeeting ganz nebenbei aufnimmst, wie etwa die Gesichtsausdrücke und die Körpersprache der anderen. Um das ausgleichen zu können, kannst du dich bemühen, bewusst konzentrierter an einem Online-Meeting teilzunehmen und dich auf das, was du tatsächlich wahrnehmen kannst, stärker zu fokussieren.

2. Sei kein Störfaktor für die anderen

Viele Menschen sitzen der Fehlannahme auf, dass man sich in einem Online-Meeting besser „verstecken“ kann als in der Präsenzvariante. Das liegt daran, dass nicht immer alle Kameras eingeschaltet sein müssen. Somit fällt es nicht so auf, wenn man nebenbei andere Dinge tut. Im besten Fall ist das arbeiten, im schlimmsten Fall bist du nur eingeloggt, aber nicht wirklich körperlich anwesend, sondern erledigst zum Beispiel im Nebenraum deinen Haushalt.

Wenn es dann zu Diskussionen und Abstimmungen kommt, oder das Wort an dich gerichtet wird, und du nicht, oder erst sehr verzögert reagierst, oder auch zunächst noch einmal nachfragen musst, worum es gerade überhaupt geht, hältst du nicht nur den Meeting-Verlauf auf.

Du wirst so zum Störfaktor für die anderen und sorgst unter Umständen dafür, dass sie sich genervt von dir fühlen. Das kannst du ganz leicht vermeiden, indem du während des Meetings an deinem Arbeitsplatz bleibst, nichts nebenher tust und dem Geschehen immer konzentriert folgst.

3. Checke vor dem Online-Meeting dein technisches Equipment

Damit Online-Meetings effektiv ablaufen können, sollten alle über ausreichend gute technische Voraussetzungen verfügen. Am besten überprüfst du vor deinem Online-Meeting folgende Dinge:

Checke, ob du eine stabile Internet-Verbindung hast und ob deine Webcam funktioniert. Falls du ein Headset verwendest, was unbedingt zu empfehlen ist, solltest du auch das hinsichtlich seiner Funktionalität überprüfen. Sorge außerdem für eine gute Beleuchtung in deinem Büro, damit deine Kollegen und Kolleginnen dich nicht nur gut hören, sondern auch gut sehen können.

Falls du selbst ein Online-Meeting leitest, kann es nicht schaden, die anderen Teilnehmer:innen im Vorfeld darauf hinzuweisen, dass sie die genannten Punkte ebenfalls rechtzeitig überprüfen und im Zweifelsfall korrigieren sollen. Für den Fall, dass im Meeting auf Grund technischer Probleme trotzdem nicht alle rechtzeitig anwesend sind, oder Probleme haben sollten zu folgen, empfiehlt es sich, wenn du das Meeting nach einer kurzen Wartezeit von wenigen Minuten trotzdem startest. Langes Zögern vergeudet schließlich nur die Arbeitszeit aller.

Außerdem bemerken somit alle, dass sie während des nächsten Online-Meetings selbst dafür verantwortlich sind, ihre Technik zum Laufen zu bringen. Tun sie das nicht, ist es ihre eigene Schuld, wenn sie den Anschluss verlieren.

4. Schaffe für Online-Meetings im Büro den passenden Rückzugsraum und reduziere die Störfaktoren

In den letzten Monaten wurden Online-Meetings besonders häufig komplett aus dem Home-Office heraus abgehalten. Doch das wird langfristig nicht die Regel bleiben, sondern vermutlich eher wieder zu einer Ausnahme mutieren. Wahrscheinlich wird sich in der Zukunft eine hybride Arbeitsform immer mehr etablieren, bei der einige Kollegen zu Hause und andere im Firmensitz arbeiten werden.

Deshalb ist es wichtig, auch in der klassischen Arbeitsumgebung, also im Büro, dafür zu sorgen, dass Online-Meetings in einer idealen Umgebung wahrgenommen werden können. Befindest du dich dort zum Beispiel in einem Großraumbüro, dann kann deine Umgebung für andere zum Störfall werden und auf dich extrem ablenkend wirken. Deshalb ist es sinnvoll, in Büros die passenden Rückzugsräume für die Mitarbeiter:innen einzurichten, die an Online-Meetings teilnehmen.

Eine gute Lösung hierfür bieten zum Beispiel Video-Konferenz-Boxen des finnischen Herstellers Framery. Dabei handelt es sich um kleine schalldichte Boxen, die einfach in Großraumbüros aufgestellt werden können. Im Inneren einer solchen Box findest du einen Arbeitstisch und einen Sitz- oder Stehbereich für eine oder mehrere Personen. Alternativ können auch Einzelbüros zu Online-Meeting-Räumen umfunktioniert werden.

Framery

Framery ist ideal für wichtige Telefongespräche oder Videokonferenzen. Führe deine Telefonate und Online-Meetings, ohne dass deine Kollegen gestört werden. Die Bürokabine erfüllt höchste Anforderungen an die Schalldämmung und bietet eine echofreie und komfortable Arbeitsumgebung.

Mehr Infos dazu findest du auf https://www.frameryacoustics.com/de/

5. Effektiver ist es, wenn alle wissen, was auf sie zukommt

Auch in Online-Meetings ist ein Fahrplan wichtig, selbst für diejenigen, die eventuell nur zum Zuhören anwesend sind. Wenn du eine Agenda hast, dann kannst du zum Beispiel deinen Arbeitstag insgesamt besser planen. Denn sie dir hilft abzuschätzen, wie lange das Meeting dauern könnte. Außerdem kannst du, sofern du alle Tagesordnungspunkte kennst, einfacher Fragestellungen und Anmerkungen vorbereiten, die für dich oder andere wichtig sein könnten.

Falls du also selbst ein Online-Meeting leitest, dann vergiss nicht deine Kolleg:innen im Vorfeld rechtzeitig mit einer Agenda zu versorgen, damit sie sich entsprechend vorbereiten können. Bist du selbst als Teilnehmerin zu einem Online-Meetings eingeladen und hast keine Agenda dafür erhalten, dann frage einfach bei der einladenden Person nach. Möglicherweise hat man vergessen dich in den Verteiler aufzunehmen, oder es wurde noch nicht an die Erstellung einer Agenda gedacht.

6. Halte dich an Kommunikationsregeln

Online-Meetings laufen schnell aus dem Ruder, wenn man sich nicht vorab auf  Kommunikationsregeln einigt. Das Problem hierbei ist, dass das Sichtfeld sozusagen eingeschränkt ist. Möglicherweise bekommen die anderen nicht mit, dass du gerade etwas sagen möchtest, oder du siehst nicht, dass bei Kolleg:innen der Wunsch sich durch eine Äußerung zu beteiligen besteht. Wenn es dumm läuft, dann sprechen alle durcheinander und es entsteht ein Chaos.

Deshalb lohnt es sich einmal grundsätzlich die Kommunikationsregeln für Online-Meetings auszuarbeiten, an denen sich in der Folge alle orientieren können. Verschiedene Tools, die für Online-Meetings verwendet werden, beinhalten zum Beispiel die Möglichkeit, sich über den Klick auf einen Button zu Wort zu melden. Wenn vor jedem Meeting auch noch ein Gesprächsleiter bestimmt wird, der die Wortmeldungen im Blick behält und die anderen geordnet aufruft, gehört das Stimmengewirr im Online-Meeting der Vergangenheit an.

7. Beuge der Langeweile vor

Nichts ist einschläfernder als ein abwechslungsloses Arbeitsmeeting. Handelt es sich dabei um ein Online-Meeting, dann verstärkt sich die Gefahr, dass du dich in einem interaktionslosen Meeting langweilst, noch mehr. Deshalb ist es besonders in einem Online-Meeting wichtig, dass nicht immer nur die gleiche Person spricht. Lebendiger wird das Meeting, wenn alle Teilnehmenden immer wieder in das Geschehen eingebunden werden.

Das lässt sich ganz leicht bewerkstelligen, indem du zum Beispiel kleine Abstimmungen einbaust, wenn du selbst ein Online-Meeting organisierst. Das müssen keine weltbewegenden Dinge sein, es reicht schon eine Umfrage nach der heutigen Stimmung der Anwesenden. Du kannst dann mehrere Möglichkeiten zum Abstimmen von prima bis nicht so toll anbieten.

Hilfreich, um der Langeweile vorzubeugen, ist es auch alle Teilnehmenden bei jedem Online-Meeting mindestens einmal direkt anzusprechen und zu Wort kommen zu lassen. Wenn das Meeting dann auch noch von einem Moderatoren-Duo, statt von einer Einzelperson moderiert wird, ist schon viel gewonnen. Denn auch das wirkt auf die anderen Teilnehmenden lebendiger. Außerdem hat es den Vorteil, dass einer der Moderatoren sich auf eventuelle Wortmeldungen oder einen parallellaufenden Teilnehmer-Chat konzentrieren kann, während die andere Person spricht.

Diese Aufgaben müssen übrigens nicht immer die gleichen beiden Personen übernehmen. Es ist nur wichtig, dass alle Teilnehmer:innen bevor das Meeting beginnt wissen, wem welche Aufgabe zugedacht ist. Du kannst zum Beispiel in der Einladung zum Meeting vermerken, dass das Moderatoren-Duo für das nächste Meeting die darin benannten beiden Personen sind. Zusätzlich kann auch noch ein Organisator aufgeführt sein. Diese Person ist dann zuständig für alle Rückfragen und technischen Fragen zum Online-Meeting.

8. Beachte die reduzierte Aufmerksamkeitsspanne während eines Online-Meetings

Du hast es dir nach den vorherigen Punkten vielleicht schon gedacht: Die Aufmerksamkeitsspanne bei Teilnehmenden ist während Online-Meetings grundsätzlich eine andere als während Präsenzmeetings, nämlich geringer. Das hängt damit zusammen, dass online mehr Arbeit zu leisten ist, um alle Eindrücke eines Meetings in ähnlicher Stärke herausfiltern zu können, wie es in einem Präsenzmeeting der Fall ist.

Deshalb solltest du ein Online-Meetings nicht überfrachten, beziehungsweise aus der Teilnehmerrolle heraus im Zweifelsfall darauf hinweisen, dass zu viele Inhalte abgehandelt werden, wenn du das Gefühl der Überfrachtung hast.

Idealerweise sollte in einem Online-Meeting spätestens alle 15 bis 20 Minuten ein Aktionswechsel stattfinden. Das heißt, dass etwa die sprechende Person wechselt oder ein interaktiver Part, an dem sich alle Teilnehmenden beteiligen können, eingeschoben wird. Ihr könnt auch die Vorträge und Präsentationen von Team-Mitgliedern und Vorgesetzten vorab zeitlich auf dieses Maximum begrenzen.

9. Nutze deine Kamera und dein Mikrofon richtig

Eines ist unbestritten: Wenn die Teilnehmenden von Online-Meetings sich sehen können, dann schafft das eine höhere Verbindlichkeit und eine bessere Qualität des Austauschs untereinander. Einfach deshalb, weil dann niemand in ein schwarzes Loch starren muss und du die Mimik und eventuell auch Gestik deiner Kolleg:innen wahrnehmen kannst. Deshalb sollten während eines Online-Meetings immer möglichst alle Teilnehmenden ihre Webcam einschalten.

Mit der Benutzung des Mikrofons sieht es schon ein wenig anders aus. Sind die Mikrofone von allen nämlich ständig eingeschaltet, dann kann es zu einer unerwünschten Geräuschkulisse und Störgeräuschen kommen. Am besten ist es, wenn nur die Person ihr Mikrofon anstellt, die gerade spricht. Die anderen sollten ihre Mikrofone mit der Mute-Funktion ausstellen. Hat das jemand vergessen und stört dich dessen Geräuschkulisse, dann sprich es ruhig im Chat oder durch eine Wortmeldung an und bitte darum, das Mikrofon auszustellen.

10. Sei immer darauf gefasst, dass etwas schief gehen kann

Mehr noch als bei Präsenzmeetings kann es bei Online-Meetings passieren, dass die Technik dem reibungslosen Meeting-Ablauf einen Strich durch die Rechnung macht. Dafür reicht es zum Beispiel schon, wenn der Ton für einzelne oder alle Teilnehmenden ausfällt. Deshalb ist es wichtig, schon vorab Lösungen für Zwischenfälle in der Hinterhand zu haben. Fällt der Ton aus, dann bietet es sich an, vorübergehend einen parallellaufenden Teilnehmerchat zu nutzen, bis das Problem behoben wurde.

Auch ist es gut, sich nicht nur auf eine Konferenz-Software festzulegen. Denn gibt es beim Anbieter ein technisches Problem, dann muss das Online-Meeting zwangsweise platzen. Wenn also das regulär verwendete Tool ausfällt, dann treffen sich alle einfach bei einem Ausweich-Tool. Dafür müssen nur alle wissen, welche Tools grundsätzlich benutzt werden, diese auf ihren Laptops installieren und die grundsätzliche Funktionsweise der unterschiedlichen Tools gemeinsam kennenlernen.

 

 

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