Dein Kalender ist voll, Aufgaben bleiben liegen und du merkst: Unterstützung würde deinem Business guttun. Doch sobald du deine erste Mitarbeiterin einstellen möchtest, tauchen neue Fragen auf. Welche Nummer musst du beantragen? Wo meldest du sie an? Und was muss vor ihrem ersten Arbeitstag fertig sein?
Die wichtigsten Schritte lassen sich gut vorbereiten. Dieser Leitfaden richtet sich an Selbstständige und kleine Unternehmen in Deutschland, die erstmals eine Mitarbeiterin beschäftigen.
Das Wichtigste vorab
- Erst Unternehmensnummer, dann Betriebsnummer: Kläre die Unfallversicherung, bevor du die Nummer für die Sozialversicherungsmeldungen beantragst.
- Vor dem Start vorbereiten: Beschäftigungsart, Vertrag, Lohnabrechnung und mögliche Sofortmeldung gehören auf deine Liste.
- Auch ein Minijob bringt Pflichten mit: Urlaub, Lohnfortzahlung und Arbeitgeberabgaben solltest du mit einplanen.
1. Kläre zuerst, wofür du Unterstützung brauchst
Schreib auf, welche Aufgaben deine Mitarbeiterin übernehmen soll und wie viele Stunden dafür realistisch nötig sind. „Sie hilft mir bei allem“ macht die Suche und die spätere Zusammenarbeit unnötig schwer.
Hilfreicher ist beispielsweise: „Sie betreut an drei Vormittagen pro Woche den Kundenservice, beantwortet Anfragen und bearbeitet Rücksendungen.“ Daraus werden ein Stellenprofil, ein Stundenumfang und ein Budget.
Plane dabei mehr als das vereinbarte Bruttogehalt ein. Hinzu kommen je nach Beschäftigungsart Arbeitgeberabgaben, Unfallversicherung, Lohnabrechnung und die Ausstattung des Arbeitsplatzes. Auch Einarbeitung, bezahlter Urlaub und mögliche Krankheitszeiten gehören in deine Planung.
Wenn dein Budget noch knapp ist, starte mit einem Stundenumfang, den dein Unternehmen zuverlässig tragen kann.
2. Entscheide, welche Beschäftigungsart passt
Ein Minijob kann für einen kleinen, regelmäßigen Aufgabenbereich passen. Im Jahr 2026 liegt die Verdienstgrenze bei durchschnittlich 603 Euro im Monat. Der gesetzliche Mindestlohn beträgt 13,90 Euro pro Stunde. Bei genau diesem Stundenlohn sind damit rund 43 Stunden monatlich möglich; bei höherem Lohn entsprechend weniger. Die 603 Euro sind der Verdienst deiner Mitarbeiterin – zusätzliche Arbeitgeberabgaben kommen hinzu. Die Minijob-Zentrale erläutert die Verdienstgrenze und die dazugehörigen Regeln.
Auch Minijobberinnen haben Arbeitnehmerrechte, etwa Anspruch auf bezahlten Urlaub und unter den gesetzlichen Voraussetzungen auf Entgeltfortzahlung bei Krankheit. Plane diese Ansprüche von Anfang an ein. Eine Übersicht findest du bei der Minijob-Zentrale zu den Arbeitsrechten.
Brauchst du dauerhaft mehr Unterstützung, kann eine sozialversicherungspflichtige Teilzeitstelle sinnvoll sein. Entscheidend sind die tatsächlichen Aufgaben, Arbeitszeiten und Abläufe.
Du überlegst stattdessen, jemanden auf Rechnung zu beschäftigen? Bei Zweifeln, ob tatsächlich Selbstständigkeit oder eine abhängige Beschäftigung vorliegt, kann die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung den Status verbindlich klären.
3. Prüfe deine Unfallversicherung und Unternehmensnummer
Für die gesetzliche Unfallversicherung ist bei privaten Unternehmen in der Regel eine Berufsgenossenschaft zuständig. Die Anmeldung des Unternehmens gehört grundsätzlich bereits zur Gründung: Sie muss binnen einer Woche nach Eröffnung erfolgen. Durch eine Gewerbeanmeldung gilt diese Meldepflicht als erfüllt, weil die Daten weitergegeben werden. Auch freiberufliche Unternehmen müssen ihre Zuständigkeit klären. Die DGUV erklärt die Anmeldung im Detail.
Besteht dein Unternehmen schon länger, prüfe deshalb zuerst deine bisherigen Unterlagen. Vielleicht liegt das Schreiben deiner Berufsgenossenschaft längst im Gründungsordner.
Du suchst die 15-stellige Unternehmensnummer. Sie wird von der gesetzlichen Unfallversicherung vergeben und ist für den Antrag auf eine Betriebsnummer erforderlich. Findest du sie nicht, frag beim zuständigen Unfallversicherungsträger nach. Weitere Informationen gibt es bei der DGUV zur Unternehmensnummer.
Falls du selbst noch in der Gründungsphase steckst, findest du die grundlegenden Schritte in unserem Beitrag zum Gewerbe anmelden.
4. Beantrage die Betriebsnummer
Sobald du erstmals eine Mitarbeiterin beschäftigst, brauchst du grundsätzlich eine achtstellige Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit. Das gilt auch bei einem Minijob. Die Nummer wird für die Meldungen zur Sozialversicherung benötigt. Den Antrag kannst du selbst stellen oder beispielsweise deine Steuerberatung damit beauftragen.
Der Antrag erfolgt online. Halte dafür die Unternehmensnummer, Firmenname und Rechtsform, die Anschrift der Beschäftigungsstätte, Kontaktdaten und Angaben zur Tätigkeit deines Unternehmens bereit. Über den Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit gelangst du zum Antrag.
Die verschiedenen Nummern lassen sich so auseinanderhalten:
| Nummer | Wozu sie gehört |
|---|---|
| Unternehmensnummer, 15-stellig | Dein Unternehmen bei der gesetzlichen Unfallversicherung |
| Betriebsnummer, achtstellig | Dein Beschäftigungsbetrieb bei den Sozialversicherungsmeldungen |
| Versicherungsnummer | Deine Mitarbeiterin in der Sozialversicherung |
| Steuer-ID | Deine Mitarbeiterin für die steuerliche Zuordnung |
5. Vereinbare die Arbeitsbedingungen vor dem Start
Am entspanntesten ist es, wenn ihr die wesentlichen Bedingungen vor dem ersten Arbeitstag vollständig festhaltet. Dazu gehören insbesondere Tätigkeit, Beginn, Arbeitsort, Arbeitszeit, Vergütung, Urlaub sowie gegebenenfalls Probezeit und Kündigungsregelungen.
Für die gesetzlich vorgeschriebenen Nachweise gelten unterschiedliche Fristen: Bestimmte Angaben müssen bereits am ersten Arbeitstag vorliegen, andere innerhalb von sieben Tagen oder einem Monat.
Unter Voraussetzungen ist der Nachweis elektronisch in Textform möglich. Das Dokument muss zugänglich sein sowie gespeichert und ausgedruckt werden können; außerdem muss der Arbeitgeber zur Empfangsbestätigung auffordern. Auf Verlangen ist ein unterschriebener Nachweis in Papierform auszuhändigen. Für bestimmte Branchen bestehen Ausnahmen von der elektronischen Möglichkeit. Maßgeblich ist § 2 des Nachweisgesetzes.
Besonders aufpassen bei einer Befristung: Für sie gelten eigene Formanforderungen. Sie sollte vor Arbeitsbeginn wirksam vereinbart sein. Eine eingescannte Unterschrift genügt dafür nicht; möglich sind insbesondere eigenhändige Unterschriften oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Eine gewöhnliche digitale Signatur ist damit nicht automatisch ausreichend. Das zeigt auch eine Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Berlin-Brandenburg.
6. Richte die Lohnabrechnung und die Meldungen ein
Klär vor dem Start, wer die laufende Lohnabrechnung übernimmt: deine Steuerberatung, ein Lohnbüro oder du selbst mit einem geeigneten Abrechnungssystem.
Dabei geht es nicht nur um die monatliche Überweisung. Gehalt, Abgaben und Meldungen müssen korrekt berechnet und fristgerecht verarbeitet werden. Das offizielle SV-Meldeportal unterstützt bei Sozialversicherungsmeldungen, berechnet aber selbst keine Löhne.
Für die Sozialversicherung werden unter anderem die Versicherungsnummer und Angaben zur zuständigen Krankenkasse benötigt. Reguläre Beschäftigungen werden über die zuständige Einzugsstelle gemeldet, gewerbliche Minijobs bei der Minijob-Zentrale.
Die reguläre Anmeldung muss mit der ersten folgenden Lohnabrechnung erfolgen, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Diese Frist steht in § 6 der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung.
In bestimmten Branchen gilt eine frühere Frist: Dort ist zusätzlich eine Sofortmeldung spätestens bei Arbeitsaufnahme erforderlich. Das betrifft beispielsweise das Baugewerbe, die Gastronomie und die Gebäudereinigung. Sie kann auch für Minijobs erforderlich sein und ersetzt die reguläre Anmeldung nicht. Klär die Branchenzuordnung deshalb vor dem vereinbarten Starttermin. Die Deutsche Rentenversicherung informiert zur Sofortmeldung.
Für den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale, kurz ELStAM, brauchst du insbesondere Steuer-ID, Geburtsdatum und die Angabe, ob es sich um das Haupt- oder ein weiteres Arbeitsverhältnis handelt. Auch diesen Teil kann deine Steuerberatung übernehmen. Die Voraussetzungen beschreibt ELSTER für Arbeitgeber.
7. Bereite einen guten ersten Arbeitstag vor
Die formalen Aufgaben sind wichtig. Genauso wichtig ist, dass deine Mitarbeiterin am ersten Tag weiß, wo sie anfangen soll.
Bereite Arbeitsplatz und Zugänge vor, lege erste Aufgaben fest und reserviere Zeit für Fragen. Erkläre, welche Entscheidungen sie selbst treffen kann und wann sie sich mit dir abstimmen soll.
Als Arbeitgeberin musst du außerdem Gefährdungen bei der Arbeit beurteilen, passende Schutzmaßnahmen festlegen und die Ergebnisse dokumentieren. Auch bei Büroarbeit gehören beispielsweise Arbeitsplatzgestaltung und Arbeitsorganisation dazu. Die DGUV erklärt die Gefährdungsbeurteilung.
Eine auf die Tätigkeit abgestimmte Sicherheitsunterweisung gehört vor die Aufnahme der Arbeit. Je nach Arbeitsplatz umfasst sie etwa den sicheren Umgang mit Arbeitsmitteln, Verhalten im Brandfall und Erste Hilfe. Praktische Hinweise bietet die DGUV in ihrem Beitrag zur Unterweisung durch Führungskräfte.
Für eure erste Woche hilft ein einfacher Plan: gemeinsam starten, Abläufe erklären, erste Aufgaben begleiten und am Ende der Woche kurz besprechen, was bereits klappt und wo noch Unterstützung fehlt.
Deine Checkliste vor dem Start
- Aufgaben, Stundenumfang und finanziellen Spielraum festlegen.
- Beschäftigungsart und mögliche Besonderheiten klären.
- Zuständige Unfallversicherung und Unternehmensnummer prüfen.
- Betriebsnummer beantragen.
- Arbeitsbedingungen vollständig vereinbaren; bei Befristung die Form beachten.
- Personalangaben erfassen und Lohnabrechnung vorbereiten.
- Meldefristen prüfen, insbesondere eine mögliche Sofortmeldung.
- Arbeitsplatz, Unterweisung und Einarbeitung organisieren.
Setz dir als ersten Schritt einen Termin für diese Vorbereitung. Mit einem klaren Aufgabenprofil, vollständigen Unterlagen und einer eingerichteten Abrechnung schaffst du gute Voraussetzungen dafür, dass die neue Unterstützung im Alltag tatsächlich ankommt.
Stand: 20. Oktober 2026. Allgemeiner Überblick für Unternehmen in Deutschland.
Bild: AJOURE´ / KI-generiertes Symbolbild
