Ist es dir auch schon so ergangen: Die unzähligen alltäglichen Anforderungen türmen sich wie ein Berg vor dir auf und du weißt nicht, mit welcher du anfangen sollst? Irgendwie scheinen alle gleich wichtig zu sein. Deshalb kann es Sinn machen, sie nach Wichtigkeit zu ordnen. So baust du dir ein System, das dich vor Überforderung schützt und dir die Möglichkeit bietet, alle Aufgaben erfolgreich und ohne Druck rechtzeitig zu erledigen.
Beim Thema Überforderung ist es zunächst einmal wichtig zu wissen, dass es sich um ein ganz individuelles Gefühl handelt. Das bedeutet, dass beispielsweise eine berufliche Aufgabe von der einen Person als Überforderung empfunden wird, während sie einer anderen Person ganz locker von der Hand geht und ihr keinen Stress bereitet. Auf solche Anforderungen triffst du im privaten Umfeld ebenso wie im Berufsalltag:
- dein Chef gibt dir eine neue Aufgabe
- in deiner Beziehung tauchen Probleme auf
- du hast dir ein neues, anspruchsvolles Hobby gesucht
Jede Aufgabe wird zu einer Überforderung, wenn deine Leistungsfähigkeit, also deine mentalen oder körperlichen Fähigkeiten, nicht ausreichen, um sie erfolgreich zu bewältigen.
Wieso bleibt Erholung häufig auf der Strecke?
Jede Anforderung, vor die du gestellt wirst, ist mit Stress verbunden, sei es durch Zeitdruck oder durch bestimmte Wünsche, die mit Anforderungen einhergehen. Auch die Vielzahl der Anforderungen, mit denen du vermutlich täglich konfrontiert bist, sorgt dafür, dass Erholung in deinem Alltag ein Fremdwort bleibt. Der Spagat zwischen beruflichen und privaten Anforderungen, unvorhergesehene Ereignisse, wie ein kaputtes Wasserrohr im Haus oder ein streikendes Auto, dazu die in den Kalender gequetschten Treffen mit Freunden oder der Gang ins Yoga- oder Fitnessstudio. Das alles gibt dir das Gefühl, dass deine Tage eigentlich viel zu kurz sind. Verschnaufpausen fallen grundsätzlich zu kurz aus.
Was bringt es, Prioritäten zu setzen und den Blick auf das Wesentliche zu lenken?
Wenn der Tag viel zu kurz erscheint, du endlos gestresst bist, dich schwertust, sämtliche Aufgaben und Anforderungen unterzubringen, ist es vielleicht Zeit, Prioritäten zu setzen und deinen Blick auf das Wesentliche zu lenken. Bevor du dies tun kannst, muss dich allerdings erst die Erkenntnis treffen, dass es nicht nur unmöglich, sondern auch gar nicht nötig ist, alles sofort zu erledigen. Prioritäten setzen will gelernt sein. Es ist ein Lernprozess, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen, deine Prioritätenliste konsequent abzuarbeiten und dich nicht mehr in unzähligen Kleinigkeiten zu verlieren. Wenn du Prioritäten setzt, gehst du sinnvoll mit deiner Zeit und den dir zur Verfügung stehenden Energiereserven um.
Wie findest du deine Prioritäten?
Um Prioritäten festlegen zu können, ist es wichtig, dir die verschiedenen Bereiche deines Lebens anzuschauen und für jeden Bereich eigene Prioritäten zu finden. Für jeden dieser Bereiche notiere dir alle Aufgaben, die täglich anstehen. Anschließend kannst du sie nach der sogenannten Eisenhower-Methode priorisieren, indem du sie nach Wichtigkeit ordnest, etwa so:
- Kategorie 1: dringend und wichtig
- Kategorie 2: dringend, aber nicht wichtig
- Kategorie 3: nicht dringend, aber wichtig
- Kategorie 4: nicht dringend und unwichtig
So erhältst du eine Prioritätenliste, die dir ein „Gerüst“ bietet und die du von oben nach unten abarbeiten kannst.
Die richtige Priorität finden: Ein Beispiel
Wie teilst du Aufgaben richtig ein? Ein einfaches Beispiel aus der Praxis kann helfen. Stell dir vor, du möchtest ein neues Bett kaufen. Dann ist es sinnvoll, dich zu fragen, warum du es kaufen willst. Wachst du in deinem alten Bett mit durchgelegener Matratze jeden Morgen mit Rückenschmerzen auf? Dann gehört der Kauf in die Kategorie 1, denn ein Bett mit hochwertiger Matratze ist ein wichtiger Beitrag zu deiner Gesundheit. Willst du es kaufen, weil du es in einem Katalog gesehen hast und es dir gefallen hat? In diesem Fall gehört der Kauf eher in die oben genannte Kategorie 4.
Welche Prinzipien gibt es noch?
Das Eisenhower-Prinzip ist nur eine Möglichkeit, deinen Alltag beziehungsweise die von dir zu erledigenden Aufgaben zu priorisieren. Weitere, effiziente Prinzipien der Priorisierung sind ein sogenanntes Bullet Journal und ein abgeschaltetes Handy.
Mit einem Bullet Journal bringst du mehr Ordnung in deinen Tagesablauf und organisierst Aufgaben effektiver. Nutze zum Beispiel einen Jahreskalender, trage alle wichtigen Aufgaben am Tag der Deadline dort ein und notiere einen Reminder zwei Wochen vorher. Auch wichtige Geburtstage, dein Urlaub oder sonstige Ereignisse finden im Bullet Journal Platz.
Die ständige Erreichbarkeit über das Handy kann enorm viel Druck und Stress verursachen, was oft in Überforderung mündet. Deshalb hab den Mut, dein Smartphone zu bestimmten Zeiten auszuschalten. So verschaffst du dir Ruhe zum Abarbeiten deiner Prioritäten.
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