Der Auftrag ist erledigt, die Rechnung längst verschickt und das Zahlungsziel vorbei. Auf dem Konto ist trotzdem nichts angekommen. Jetzt beginnt bei vielen Selbstständigen das unangenehme Abwägen: Noch freundlich nachfragen? Schon mahnen? Darf ich Zinsen berechnen? Und was hat es mit dieser 40-Euro-Pauschale auf sich?
Die gute Nachricht: Du brauchst weder drei Mahnungen noch ein besonders scharfes Schreiben, um eine offene Rechnung ernsthaft zu verfolgen. Entscheidend ist, dass du Fälligkeit, Verzug und den nächsten Schritt sauber auseinanderhältst.
Das Wichtigste vorab
Eine Rechnung kann fällig sein, ohne dass die Kundin bereits im Verzug ist. Die 40-Euro-Pauschale gibt es nur bei Entgeltforderungen gegen Nicht-Verbraucher, also typischerweise im Geschäftskundenbereich. Sie setzt außerdem voraus, dass tatsächlich Verzug eingetreten ist.
Rechnung fällig oder Kundin im Verzug: Wo liegt der Unterschied?
Fälligkeit bedeutet: Du kannst die Zahlung verlangen. Verzug bedeutet: Die Kundin zahlt trotz bestehender und fälliger Forderung nicht rechtzeitig und muss grundsätzlich auch für bestimmte Folgen der Verspätung einstehen.
Nach § 286 BGB tritt Verzug häufig durch eine Mahnung ein, die nach der Fälligkeit zugeht. Es gibt aber Fälle, in denen keine Mahnung nötig ist. Das gilt beispielsweise, wenn für die Zahlung ein konkreter Kalendertag verbindlich bestimmt wurde oder sich der Zahlungstermin nach einem Ereignis eindeutig berechnen lässt. Auch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung kann Verzug eintreten. Gegenüber Verbraucherinnen gilt diese 30-Tage-Regel allerdings nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hast.
| Situation | Was das praktisch bedeutet |
|---|---|
| Rechnung ist fällig | Du darfst die Zahlung verlangen. Verzug ist damit nicht in jedem Fall automatisch eingetreten. |
| Mahnung nach Fälligkeit | Zahlt die Kundin darauf nicht, kann sie durch die Mahnung in Verzug kommen. |
| Termin kalendermäßig bestimmt | Eine Mahnung kann entbehrlich sein, wenn die Voraussetzungen des § 286 BGB erfüllt sind. |
| 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang | Spätestens dann kann Verzug eintreten. Bei Verbraucherinnen nur mit besonderem Hinweis in der Rechnung. |
Für den Alltag heißt das: Verlasse dich nicht vorschnell auf ein Datum in deiner Rechnung. Eine kurze schriftliche Mahnung nach Fälligkeit schafft einen klaren Nachweis und lässt der Kundin gleichzeitig die Chance, ein schlichtes Versehen zu korrigieren.
Musst du wirklich drei Mahnungen schreiben?
Nein. Das Gesetz verlangt keine feste Abfolge aus erster, zweiter und dritter Mahnung. In vielen Fällen genügt eine eindeutige Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit. Drei Schreiben sind eher eine kaufmännische Gewohnheit als eine gesetzliche Pflicht.
Trotzdem kann ein zweistufiges Vorgehen sinnvoll sein, wenn dir die Geschäftsbeziehung wichtig ist:
- Freundliche Zahlungserinnerung: Kurz prüfen lassen, ob die Rechnung angekommen ist oder intern hängen geblieben ist.
- Klare Mahnung: Rechnungsnummer, offener Betrag und ein konkretes neues Zahlungsdatum nennen. Das Schreiben sollte keinen Zweifel daran lassen, dass du die Zahlung jetzt verlangst.
Du musst dein zweites Schreiben nicht mit „1. Mahnung“ überschreiben. Entscheidend ist der Inhalt, nicht die Überschrift.
So gehst du in fünf Schritten vor
1. Prüfe Rechnung, Fälligkeit und Zugang
Kontrolliere zuerst, ob Rechnungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Betrag, Rechnungsnummer und Bankverbindung stimmen. Prüfe außerdem, welches Zahlungsziel vereinbart wurde und ob du den Zugang der Rechnung nachvollziehen kannst. Ein Tippfehler in der E-Mail-Adresse oder eine geänderte Buchhaltungsadresse kommt häufiger vor, als man denkt.
2. Erinnere freundlich, aber konkret
Ist es die erste Verspätung und die Zusammenarbeit bisher gut gelaufen, reicht häufig eine sachliche Nachricht. Hänge die Rechnung noch einmal an und bitte um Zahlung bis zu einem konkreten Datum. Formulierungen wie „bei Gelegenheit“ oder „möglichst bald“ machen den nächsten Schritt unnötig unklar.
3. Mahne schriftlich und setze eine klare Frist
Bleibt die Erinnerung ohne Ergebnis, sende eine eindeutige Mahnung. E-Mail ist im Geschäftsalltag oft praktikabel. Bei einem hohen Betrag oder einer bereits angespannten Situation kann zusätzlich eine nachweisbare Zustellung sinnvoll sein. Dokumentiere, was du wann verschickt hast und welche Antworten kamen.
4. Prüfe Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale
Ist Verzug eingetreten, kannst du bei Geldforderungen Verzugszinsen verlangen. Die Höhe hängt davon ab, ob an dem Geschäft eine Verbraucherin beteiligt ist. Die 40-Euro-Pauschale kommt nur infrage, wenn die zahlungspflichtige Seite kein Verbraucher ist.
5. Entscheide über Mahnverfahren oder Beratung
Reagiert die Kundin weiterhin nicht, kannst du einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen. Der offizielle Online-Mahnantrag der deutschen Mahngerichte führt durch die erforderlichen Angaben. Je nach Übermittlungsweg wird der Antrag elektronisch versandt oder ausgedruckt, unterschrieben und per Post eingereicht.
Bestreitet die Kundin dagegen die Leistung, den Preis oder den Vertrag, geht es nicht mehr nur um eine vergessene Zahlung. Dann kann eine anwaltliche Einschätzung sinnvoller sein als immer neue Mahnungen.
Die einfache Reihenfolge
Prüfen → freundlich erinnern → eindeutig mahnen → Ansprüche berechnen → gerichtlichen oder anwaltlichen Schritt abwägen.
Wann gilt die 40-Euro-Pauschale?
§ 288 Absatz 5 BGB gibt Gläubigern einer Entgeltforderung bei Verzug einen Anspruch auf eine Pauschale von 40 Euro, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Typischer Anwendungsfall: Du hast für ein Unternehmen gearbeitet, deine Vergütung ist fällig und das Unternehmen befindet sich im Zahlungsverzug.
Die Pauschale gilt dagegen nicht, wenn du etwas an eine Privatkundin für deren privaten Bedarf verkauft oder geleistet hast und sie als Verbraucherin handelt. Auch im Geschäftskundenfall darfst du die 40 Euro nicht einfach direkt nach Ablauf des Zahlungsziels aufschlagen, wenn noch gar kein Verzug eingetreten ist.
- Geschäftskundin oder Unternehmen im Verzug: 40-Euro-Pauschale kann beansprucht werden.
- Privatkundin als Verbraucherin: keine 40-Euro-Pauschale.
- Rechnung nur fällig, aber noch kein Verzug: Pauschale noch nicht fällig.
Beauftragst du später einen Rechtsbeistand und verlangst Kosten der Rechtsverfolgung als Schaden, wird die Pauschale darauf angerechnet, soweit diese Kosten betroffen sind. Sie kommt dann nicht einfach zusätzlich obendrauf.
Wie hoch sind die Verzugszinsen 2026?
Der Verzugszinssatz richtet sich nach dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank. Seit dem 1. Juli 2026 liegt dieser bei 1,52 Prozent. Daraus ergeben sich aktuell:
- 6,52 Prozent pro Jahr, wenn an dem Geschäft eine Verbraucherin beteiligt ist: Basiszinssatz plus fünf Prozentpunkte.
- 10,52 Prozent pro Jahr bei Entgeltforderungen zwischen Unternehmen: Basiszinssatz plus neun Prozentpunkte.
Der Basiszinssatz kann sich jeweils zum 1. Januar und 1. Juli ändern. Prüfe deshalb vor deiner Berechnung immer den aktuellen Basiszinssatz bei der Deutschen Bundesbank.
Rechenbeispiel
2.000 Euro, 30 Tage Verzug, Geschäftskundin
2.000 Euro × 10,52 % × 30 ÷ 365 = 17,29 Euro Verzugszinsen.
Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, können zusätzlich 40 Euro Pauschale verlangt werden. Zusammen wären das in diesem Beispiel 57,29 Euro neben der offenen Hauptforderung.
Mahnungsvorlage für eine offene Rechnung
Halte deine Mahnung kurz. Du musst weder drohen noch deinen Ärger erklären. Wichtig sind die eindeutige Forderung, die Zuordnung zur Rechnung und ein konkretes Datum.
Betreff: Offene Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Datum]
Hallo [Name],
die Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] Euro war am [Fälligkeitsdatum] zur Zahlung fällig. Einen Zahlungseingang konnte ich bisher nicht feststellen.
Bitte überweise den offenen Betrag bis spätestens [konkretes Datum] auf das in der Rechnung angegebene Konto. Die Rechnung findest du zur Sicherheit noch einmal im Anhang.
Solltest du den Betrag inzwischen überwiesen haben, betrachte diese Nachricht bitte als gegenstandslos. Falls es Rückfragen zur Rechnung oder Leistung gibt, melde dich bitte kurzfristig bei mir.
Viele Grüße
[Name]
Wenn Verzug bereits sicher eingetreten ist und du die zusätzlichen Ansprüche geltend machen möchtest, kannst du Verzugszinsen und bei einer Nicht-Verbraucherin die 40-Euro-Pauschale gesondert und nachvollziehbar aufführen. Bist du dir über den Status der Kundin oder den Verzugsbeginn nicht sicher, lass die Einordnung prüfen, bevor du zusätzliche Beträge verlangst.
Was du für die nächste Rechnung verbessern kannst
Eine Mahnung lässt sich nicht immer vermeiden. Du kannst aber dafür sorgen, dass im Ernstfall weniger Fragen offenbleiben:
- Vereinbare Leistung, Honorar, Zahlungsplan und Fälligkeit schriftlich.
- Nutze bei längeren Projekten Abschlagszahlungen oder Meilensteine.
- Schreibe auf die Rechnung ein konkretes Zahlungsziel statt nur „zahlbar zeitnah“.
- Halte die korrekte Rechnungsadresse und den Buchhaltungskontakt fest.
- Dokumentiere Abnahme, Änderungswünsche und Leistungsübergabe.
- Prüfe offene Posten jede Woche an einem festen Termin.
Auch dein Angebot darf diese Punkte bereits klären. Der AJOURE´-Angebotsbaukasten für Selbstständige hilft dir, Leistungsumfang, Preis und nächste Schritte strukturiert festzuhalten. Wenn du gerade erst als Selbstständige startest, findest du außerdem im Guide Freelancerin werden die wichtigsten Grundlagen für einen sauberen Start.
Fazit: Freundlich bleiben, aber den Vorgang führen
Eine unbezahlte Rechnung ist kein persönliches Versagen und eine Mahnung kein Angriff. Professionell ist, den Vorgang ruhig zu prüfen, eine klare Frist zu setzen und den nächsten Schritt nicht wochenlang aufzuschieben.
Unterscheide dabei sauber zwischen Fälligkeit und Verzug. Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale sind keine allgemeinen Mahngebühren, sondern an gesetzliche Voraussetzungen gebunden. Wenn die Forderung bestritten wird, der Betrag hoch ist oder der Fall vom üblichen Ablauf abweicht, hol dir rechtlichen Rat.
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Offizielle Quellen
- Gesetze im Internet: § 286 BGB – Verzug des Schuldners
- Gesetze im Internet: § 288 BGB – Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden
- Deutsche Bundesbank: Aktueller Basiszinssatz
- Mahngerichte.de: Einreichungsarten im gerichtlichen Mahnverfahren
Stand: 6. Oktober 2026. Dieser Beitrag bietet eine allgemeine redaktionelle Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob und wann Verzug eingetreten ist und welche Ansprüche bestehen, hängt vom konkreten Vertrag und Einzelfall ab.
Foto: AJOURE´ / KI-generiertes Symbolbild
