Gerade dann, wenn du eine anstrengende berufliche Phase hinter dir hast, sehnst du deinen wohlverdienten Urlaub herbei. Oft türmt sich genau dann die Arbeit und du hast das Gefühl, gerade jetzt eigentlich nicht stressfrei deinen Arbeitsplatz für einige Wochen verlassen zu können. Die Panik, danach das absolute Chaos vorzufinden oder nicht mit allen wichtigen Arbeitsaufträgen fertig geworden zu sein, schwingt immer mit.
Mit ein wenig Vorbereitung, guter Organisation und gezielten Tricks und Kniffen kannst du es jedoch trotzdem schaffen, entspannt in den Urlaub zu gehen und den letzten Arbeitstag vor dem Urlaub nicht zu einem gefühlten Desaster werden zu lassen.
Kümmere dich um eine gute Urlaubsvertretung
In manchen Firmen kümmert sich die Geschäftsleitung um ein Vertretungssystem unter den Mitarbeitern. Das hat den Vorteil, dass wichtige Dinge nicht liegenbleiben, nur weil ein Ansprechpartner einmal nicht verfügbar ist. Und auch für die Mitarbeiter hat dies Vorteile. Sie müssen nämlich nicht fürchten, auf einen unbearbeiteten Berg voller Dringlichkeiten zurückzukehren, sobald sie aus dem Urlaub zurückgekommen sind. Kümmert sich deine Firma automatisch um eine Vertretung, dann musst du nur dafür sorgen, eine Übergabe deiner wichtigsten Aufgaben mit deiner Vertretung zu organisieren.
Gibt es kein offizielles Vertretungssystem in deiner Firma, dann sprich selbst Kollegen an, die in deinem Bereich arbeiten und bitte sie, dringende Anliegen von Kunden und Geschäftspartnern während deiner Abwesenheit zu bearbeiten. Natürlich solltest du in diesem Fall auch anbieten, sie deinerseits zu vertreten, wenn sie selbst Urlaub machen möchten.
Was muss die Urlaubsvertretung wissen?
Sorge dann rechtzeitig für eine Auflistung deiner laufenden Projekte, die während deines Urlaubs einer gewissen Pflege bedürfen. Teile deiner Vertretung, und das können durchaus auch mehrere Kollegen sein, die sich die Arbeit untereinander aufteilen, den jeweiligen Ist-Stand deiner Projekte in knapper Form mit.
Ergänze außerdem die bereits jetzt erwartbaren Arbeitsaufträge an die Kollegen. Manchmal ist zum Beispiel schon vor deiner Auszeit klar, dass sich in der Zwischenzeit ein konkreter Kunde mit einem bestimmten Anliegen melden wird. Deiner Vertretung hilft dann eine Information hierzu, gepaart mit deiner Entscheidung zu den wahrscheinlichen Anfragen und Anliegen. Am besten sendest du eine Mail mit allen notwendigen Informationen an all deine Vertreter und gegebenenfalls auch an euren Vorgesetzten im CC. So ist jeder Kollege auf dem gleichen Stand und du verhinderst, dass es zu Missverständnissen kommt.
Aufgaben mit den Kollegen absprechen
Du kannst die Aufgaben, wie gesagt, auch splitten und einzelne feste Vertreter für bestimmte Arbeitsbereiche benennen. So ist ganz klar, wer was in deiner Abwesenheit tun sollte. Außerdem wird nichts unnötigerweise doppelt erledigt, weil die Kollegen sich zum Beispiel nicht untereinander abgesprochen haben, wer was übernimmt.
Achte dabei aber immer darauf, Kollegen, die dich vertreten sollen, rechtzeitig in einem persönlichen Gespräch um ihre Einwilligung zu bitten. Denn wenn sie erst durch die Übergabemail an deinem letzten Arbeitstag vor dem Urlaub erfahren, dass sie dich vertreten sollen, könnte das zu Unstimmigkeiten führen. Darüber hinaus kann es so im schlechtesten Fall passieren, dass du einen Vertreter benennst, der selbst nicht, oder nicht komplett in der Firma verfügbar ist, während du im Urlaub weilst, weil sich eure freien Tage überschneiden.
Informiere Kunden, Kollegen und Geschäftspartner mit einer Abwesenheitsnotiz über deinen Urlaub
Du solltest niemals vergessen, eine automatische Abwesenheitsnotiz zu schalten, bevor du Urlaub machst. Egal wer dich dann per Mail kontaktiert, erhält automatisch eine Information darüber, dass du derzeit nicht verfügbar bist. In eine solche Notiz solltest du den genauen Zeitraum deiner Abwesenheit aufnehmen. Nenne außerdem eine Person, die in dringenden Fällen kontaktiert werden kann. Dies ist im Idealfall dein erster Vertreter oder dein Vorgesetzter. Natürlich tust du beides immer in Absprache mit denselben.
Führe in der Notiz unbedingt deren Mailadresse auf, damit deine Kontakte auch wissen, wie sie sich an deine Vertretung wenden können. Gut tust du außerdem daran, zwei verschiedene Abwesenheitsnotizen zu aktivieren: nämlich eine für die internen und eine für die externen Kontakte. Der Ansprechpartner für dringende Fälle und Anfragen kann dann unterschiedlich sein.
Am letzten Arbeitstag vor dem Urlaub das Telefon umstellen
Falls du einen eigenen telefonischen Büroanschluss besitzt, solltest du dafür sorgen, dass Anrufe während deines Urlaubs nicht ins Leere klingeln. Anrufer, die lange vergeblich versuchen dich zu erreichen, reagieren sonst häufig verstimmt, was euer allgemeines Geschäftsverhältnis negativ beeinflussen könnte.
Du kannst zum Beispiel eine Rufumleitung auf den Anschluss deiner Urlaubsvertretung aktivieren. Ist dies nicht möglich oder aber nicht angebracht, dann solltest du zumindest eine kurze Bandansage aufnehmen, die Anrufern mitteilt, dass du derzeit im Urlaub bist und ab wann sie dich wieder an deinem Arbeitsplatz erreichen können.
Klar Schiff auf dem Schreibtisch machen
Damit der Entspannungseffekt deines Urlaubs länger währt, solltest du im eigenen Interesse dafür sorgen, dass dich nach deiner Rückkehr kein Chaos erwartet. Deshalb tust du gut daran, vor dem Urlaub deinen Schreibtisch aufzuräumen. Damit sind sowohl dein physischer Schreibtisch als auch dein virtueller Schreibtisch gemeint.
Gehe herumliegende Unterlagen und Schriftstücke am letzten Arbeitstag vor dem Urlaub systematisch durch. Arbeite ab, was du noch abarbeiten kannst. Was Zeit bis nach deinem Urlaub hat, kannst du entsprechend in eine Mappe ordnen und ordentlich auf deinen Schreibtisch legen. Unnötiges wirfst du weg. Genauso verfährst du mit deinem virtuellen Schreibtisch.
So sollte dein letzter Arbeitstag vor dem Urlaub nicht aussehen
Natürlich ist es nachvollziehbar, dass du vor dem Urlaub noch möglichst viele Aufgaben erledigen möchtest. Allerdings gibt es Dinge, die besser auf einen anderen Arbeitstag gelegt werden sollten. Nämlich all das, was erwartungsgemäß erst einmal noch mehr Arbeit nach sich zieht.
Das sind zum Beispiel Meetings und persönliche Gespräche mit Vorgesetzten, Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden. Denn in all diesen Situationen sprichst du über laufende Projekte, Arbeitsaufträge, Kundenwünsche oder generell über nötige Vereinbarungen. Das bedeutet, dass du aus einem solchen Gespräch niemals ohne Arbeitsauftrag für dich, und oftmals auch für andere, herausgehen kannst. Tust du das an deinem letzten Arbeitstag vor dem Urlaub, dann produzierst du für dich selbst unnötigen Stress. Denn der Berg deiner Arbeitsbelastung wächst automatisch.
Lege derartige Gespräche also lieber auf den zweiten oder dritten Arbeitstag nach deiner Rückkehr. Denn dann kannst du sie ganz entspannt angehen und hast im Nachgang auch die Möglichkeit, die Vereinbarungen dieser Meetings und Gespräche zeitnah nachzuverfolgen.
Letzter Arbeitstag vor dem Urlaub: Plane jetzt schon deine Rückkehr
Genauso wie du den letzten Arbeitstag vor dem Urlaub durchdacht angehen solltest, solltest du auch den ersten Arbeitstag nach deinem Urlaub ein wenig planen. Auch an diesem Tag solltest du dich nicht gleich in Meetings stürzen. Nimm dir an diesem Tag Zeit, um dein Postfach in Ruhe zu prüfen und auf dringliche Anfragen, die in deinem Urlaub aufgelaufen sind, in Ruhe reagieren zu können.
Auch solltest du Zeit einplanen, um dich von deiner Urlaubsvertretung auf den neuesten Stand bringen zu lassen. Deine Projekte müssen schließlich wieder an dich rückübergeben werden. Deshalb solltest du bereits am letzten Arbeitstag vor dem Urlaub einen festen Gesprächstermin mit deiner Vertretung für den Tag deiner Rückkehr vereinbaren.
Außerdem solltest du vor dem Urlaub eine Prioritätenliste anfertigen, die alle Tätigkeiten aufführt, die du nach deiner Rückkehr erledigen musst. Indem du ihnen eine Prioritätsstufe zuweist, kannst du selbst später noch nachvollziehen, welche Aufgaben direkt nach Rückkehr erledigt werden müssen und welche zum Beispiel auch noch ein paar Tage warten können. Zusätzlich schützt du dich auf diese Art und Weise selbst davor, Wichtiges über deine arbeitsfreie Zeit zu vergessen.
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